Recargar las Pilas…

Si algo hemos aprendido en estos tiempos de crisis es que las personas son el activo más importante de la empresa; desgraciadamente y muy en contra de lo que el enunciado anterior representa, lo primero que hacen las compañías es despedir empleados, esperando así obtener beneficios económicos rápidos y a corto plazo.

Mientras algunas compañías como SEAT han optado por medidas anticrisis consensuadas con toda su plantilla, como es el caso del congelamiento de sueldos a sus empleados, la reducción de bonos, la disminución de las jornadas de trabajo, las jubilaciones anticipadas, entre otras, la mayoría de las empresas han optado por hacer recortes masivos de personal.

Un problema grande, por supuesto, es la gente que se queda sin trabajo. Pero otro problema de no menor importancia es la gente que se queda en la empresa y no sabe cómo afrontar el hecho de tener que asumir el doble de trabajo con la mitad de gente. A lo que tenemos que sumar el miedo a que venga otra oleada de despidos lo que lleva a que la gente se estrese y sea menos productiva.

Regresando a la idea de que los empleados son el activo más importante de la empresa, lo primero que hay que hacer es motivar a los que se quedan en la empresa. Las maneras son variadas, pero como este blog trata sobre la organización de eventos, pues una de las maneras es precisamente, a través de un evento.

La comunicación entre la alta dirección y los empleados de todos los niveles es básica. Si hay algo que los empleados valoran es la transparencia y el estar enterados de a dónde quiere llegar la empresa y cómo lo logrará. Adicionalmente a esto, los empleados necesitan relacionarse entre ellos para saber con quién trabajarán codo a codo y en qué se beneficiará el uno del otro, eso sí, evitando cualquier tipo de competencia.

En un evento, sea de la magnitud que sea, se puede lograr esta motivación. No hay que gastarse mucho dinero para lograr recuperar la confianza en todos los niveles, para ser franco, para dibujar la realidad de la empresa y para hacer ver a la gente que sin ellos, la empresa no puede llegar a puerto seguro. El líder debe entusiasmar a sus empleados y tener una comunicación directa y esto se puede hacer con ejercicios sencillos pero provechosos, eso sí, siempre con un objetivo concreto para luego poder medirlo de alguna manera u otra.

Una vez hecho el evento y para que no caiga en saco roto todo lo hablado, el mensaje se debe de reforzar entre los empleados, a través de comunicados escritos y dejando un canal de comunicación abierto. Esto siempre le dará más confianza y tranquilidad al empleado y le hará ver que su trabajo, talento y habilidades, son tomados en cuenta.

Este tipo de eventos sirven para empezar a darnos cuenta de que las personas SOMOS el activo más importante de la empresa, lo único que nos falta es creérnoslo.

Ma.Elena Mac-Swiney

¡Tenemos buenas noticias!

Durante todo el año pasado (y parte de este) no hemos hecho nada más que escuchar noticias no muy agradables de la situación económica del mundo. Sectores como el sanitario, oficios manuales, artesanales o técnicos muy específicos, han sido de los pocos que se han mantenido a flote. Todos los demás lo hemos resentido de alguna u otra forma. En el caso de los eventos sí… se siguen haciendo, pero los presupuestos no son los mismos, la frecuencia no es la misma, el número de asistentes no es el mismo, entre muchas cosas más.

¡Pero por fin el pesimismo está terminando! ¡Tenemos buenas noticias!

El informe Future Watch que elabora American Express en conjunto con Meeting Professional International (MPI), en el que se analizan las tendencias en este sector a través de encuestas a más de 1.800 miembros de esta organización y de más de 39 países, ha lanzado su edición 2010.

Ahora, la cosa tampoco será milagrosa. Hay que ser realistas y aceptar que la recuperación será un trabajo tanto de agencias, como de proveedores de todo tipo de servicios, como de empresarios, etc.

Sin embargo, el informe Future Watch 2010 extrae las siguientes conclusiones:

1. Los precios competitivos regirán el mundo de los eventos este año. Hemos llegado a un límite en el que no podemos darnos el lujo de sacrificar calidad por precio. Al contrario, tenemos que ofrecer lo mismo o más por menos precio. Y ahora más que nunca, cuando nuestros clientes no se conforman y buscan más opciones.

2. Ligado al punto anterior, hay que ser excelentes. Hemos de ir –como dice el informe- back to the basics. Calidad, calidad, calidad, ofrecer más servicios, ofrecer más beneficios. Dar lo mejor de nuestro producto y de nosotros mismos como gestores de eventos.

3. Los eventos serán durante este año, más locales. Hay que buscar empresas cercanas a nosotros ya que uno de los conceptos más recortados este año, han sido los presupuestos de viajes.

4. El análisis del ROI es vital. Los departamentos encargados de organizar eventos, quieren más retribución de la inversión a corto o mediano plazo.

5. La importancia de una auténtica responsabilidad social será cada vez más un aspecto a considerar en la organización de jornadas, conferencias, presentaciones, etc. Éste será una ventaja competitiva y valor diferencial entre unas empresas y otras.

6. Y sobretodo, tecnología. No podemos prescindir de este medio que nos permite ser más eficientes, más ecológicos, más productivos, mantener conversaciones con gente que está a 10 mil kilómetros de distancia, entre muchas ventajas más.

Así que son buenas noticias. Eso sí, hay que trabajar, el mundo no volverá a ser el mismo después de esta crisis. Que nos sirva de lección para darnos cuenta que todo se basa en la excelencia, el empeño, la calidad y el trato impecable.

Ma.Elena Mac-Swiney

Precio vs Calidad. Que mirar para hacer una buena elección de la agencia de eventos

A la hora de realizar un evento, es muy común que antes de decantarnos por una agencia realicemos un trabajo de investigación. A que me refiero con esto, pues no es más que pedir diferentes presupuestos e informarnos sobre los servicios de las agencias y su historial.

¿Pero realmente sabemos cómo escoger? En cierto modo, la agencia escogida será la responsable de dejarnos bien o mal ante nuestros clientes o trabajadores.

¿En qué nos deberíamos fijar para escoger?

Pues bien, en mi opinión hay unos puntos muy claros que tenemos que evaluar:

¿La agencia conoce bien el espacio donde se va a realizar nuestro acto?

¿Sabría solucionar cualquier tipo de problema relacionado con la sala?

Si por ejemplo los plomos caen, ¿Saben dónde ir a buscarlos?

¿Está la sala preparada para soportar  5 micrófonos inalámbricos sin que se solapen? ¿Conocen el estado de todos los aparatos de la sala?

Estos puntos que parecen tan obvios, que un organizador tendría que saber, no siempre se cumplen. Es por eso, que es muy importante que los espacios utilizados no sean subcontratados, pues al ser propios te aseguras que saben las limitaciones de cada lugar.

Siguiendo este razonamiento, podríamos decir que siempre es mejor que los servicios que sean necesarios para la realización del evento, los lleve a cabo algún departamento de la agencia, pues evita la subcontratación de servicios, y por tanto, asegura  un mayor control de todo el acto. Este sería sin duda, otro de los puntos a tener en cuenta antes de decantarnos.

Por último, pero no menos importante, el precio es siempre un factor decisivo. Pero, ¿Va siempre el precio relacionado directamente con  la calidad? En el sector de los eventos, como pasa en otros sectores, el precio no sólo va ligado a la calidad, sino a una marca.  ¿Una agencia pequeña, o menos reconocida,  podrá hacer el mismo trabajo con menor coste?

Esta es una pregunta, que desafortunadamente no tiene una única respuesta, pero en muchos casos “lo barato sale caro”.

No querría acabar este post  sin hacer mención a las universidades como sede de congresos, o convenciones.  ¿Son lugares adecuados para este tipo de eventos?

En campus La Salle encontrará un ambiente único y diferenciado dándole un valor añadido a su evento.

Pero este tema ya lo ampliaremos en siguientes post.

Deborah Pinto.

Congresos, Ferias, Eventos y… Ecología

¿Qué es lo que conlleva un evento? Además de toda la organización, detalles, imprevistos y demás…..lo principal también es toda la documentación que se genera ya sea interna o externa.

Este año he aprendido a llevar toda la organización de un evento en soporte informático pues estaba mal acostumbrada o ese era el método que me habían enseñado: imprimir todos los mails que me llegaban para así archivarlos en su expediente físico y cualquiera pudiera chequearlos en caso de que yo no estuviera en la oficina. ¿Os imagináis los expedientes que he llegado a tener? ¿Y el almacén que se necesitaba para guardar todos ellos? Congresos de 3 días, bodas, convenciones internacionales… ¡¡¡ UNA LOCURA!!!…..y es que además, ¡no querían cambiar el sistema!

Hoy soy más MÁS ECOLÓGICA. Hago todo en soporte informático y aunque al principio me costó un poco, -pues los cambios son difíciles- pero ahora le veo todo lo positivo que tiene! Así que he dejado de destruir árboles, y aporto mi granito de arena sostenible.

Esta nueva era ecológica también la estamos aplicando a todos los eventos que realizamos, pues es algo que el cliente está empezando a demandar: HACER EVENTOS MÁS SOSTENIBLES Y RESPONSABLES. Somos conscientes de ello y por eso en Corporate Events hemos creado unos packs de empresa y uno de ellos es el PACK ECOLÓGICO. Pero ¿qué es lo que le ofrecemos al cliente?

Ofrecemos el uso de material reciclado durante todo su evento, entregamos en una memoria USB toda su documentación, podemos enviar vía bluetooth el programa del evento para evitar derroches de papeles…. Con todo esto queremos aportar un nuevo concepto de sostenibilidad, destacando el ahorro en papel, usabilidad y transporte.

Victoria Pla

Eventos como herramienta de Marketing y Comunicación

¿Son los eventos una buena herramienta de marketing y comunicación?

Tal y como predijo Seth Godin en su libro La Vaca Púrpura, el marketing y la publicidad tradicional están en desuso.

El consumidor está saturado y ya no le impactan ni los anuncios televisivos (aunque se hayan hecho con presupuestos estratosféricos), ni los banners de Internet, ni los continuos inputs comerciales.

En todo este panorama, ¿tienen los eventos una oportunidad?

Yo creo que sí. Los eventos son una muy buena herramienta estratégica de comunicación y de marketing que permiten tener contacto directo con el cliente dando una oportunidad única de fidelización, con segmentos de consumidores mucho más controlados y sobretodo con presupuestos menos elevados.

La responsable de comunicación España y Portugal de Whirpool en la entrevista concedida a EventosMagazine (www.eventoplus.com) afirma “ …. En los últimos cuatro años, los eventos han ido incrementando en su calidad y cantidad en nuestra empresa, representando ya aproximadamente un 25% del presupuesto… para nosotros hacer eventos es una herramienta estratégica de comunicación… Qué mejor manera de explicar los productos a los consumidores que con un evento para el usuario?”.

Anna Chavarría

Motivar a los asistentes

¿Nunca han notado que los asistentes a algunos actos realmente no están disfrutando?

Hacer un evento no es simplemente gestionarlo y presupuestarlo, es mucho más, es hacer de cada evento una ocasión única de la que cada asistente se lleve un recuerdo inolvidable.

¿Cómo podríamos nosotros controlar esto? La gran mayoría de veces no somos nosotros quien ideamos el planning sino el cliente.

Pues bien, el otro día me enviaron un pequeño video de youtube que realmente me dejó impresionada. Se trata de un grupo de 50 bailarines repartidos en el metro de Liverpool, que consiguen en hora punta y en cuestión de un minuto hacer que una estación de metro repleta de gente se olvide de todos sus problemas y durante un minuto bailen. Es impresionante ver como en cuanto la música deja de sonar, la gente deja de bailar y sigue con su vida. Estoy segura que esta gente nunca se olvidará de este día.

De aquí salió mi idea, ¿Y si pudiera hacer que cada evento fuera así? ¿Que cada evento fuera una experiencia inolvidable?

Todavía no he encontrado la fórmula mágica, pero si algo tengo seguro es que si nosotros participamos en los eventos y los disfrutamos, podemos hacer que la gente los disfrute mucho más.

Les adjunto el vídeo, espero que lo disfruten tanto como yo. Link

Experiencia

Todos los conocemos en La Salle, sus nombres a nadie les son ajenos. Todo empezó hace unos años, la dirección de la Universidad buscaba gente para organizar Eventos. Rápidamente salieron sus nombres a relucir, en mi caso no los conocía demasiado, los había visto alguna vez en los pasillos, pero apenas habíamos intercambiado cuatro palabras.

Formaban un buen equipo. Mi impresión cuando les asignaron el desarrollo del primer Congreso Internacional fue de grata sorpresa. Dedicación y ganas nunca faltaron; Eso sí, nos faltaban experiencias y éstas no tardaron en llegar.

Con cada evento, una mejora. En cada proyecto nos hemos superado. Hemos ido aprendiendo a medida que éstos llegaban. Planificación, organización, gestión y coordinación nunca han faltado; cada proyecto como si fuera el último; el ir viendo que a medida que avanzamos nos hacíamos mejores, como equipo y cara al público.

Cada día de trabajo forma parte de un camino. Un camino que queremos recorrer contigo. Cada uno de ellos por separado significan nuestra acreditación; todo en su conjunto, son lo que somos, y queremos seguir siendo…

Jorge García-Nieto

Los Eventos

No se necesita tanto…

Sí, lo que lees, para organizar un evento, no se necesita tanto… Pero, como todo en la vida, sí que se necesitan ciertas habilidades y actitudes.

Creo firmemente que la paciencia y el control son lo más importante: tener unos nervios de acero y un estómago que aguante los niveles de estrés más agudos y en las situaciones más complicadas en donde parece que no encontrarás la salida, aunque siempre la hay.

Sin duda cuando estás al frente de la organización de un evento, tienes que controlar absolutamente todos los detalles, controlarte a ti, pero sobretodo y más importante, controlar a tu cliente, en el buen sentido de la palabra, no pienses mal… Seguramente el cliente se juega mucho en este tipo de eventos, tiene toda la responsabilidad en sus hombros y a sus jefes mirándole muy de cerca, por lo tanto, quiere que todo salga perfecto. ¿Qué significa esto? En resumidas cuentas que estará estresado. ¿Qué significa esto otro? Que tendrás que actuar de psicoterapeuta convenciéndole, con tu gestión previa y durante el acto, que ABSOLUTAMENTE todo está bajo control.

¿Qué recomendamos para tener a un cliente tranquilo?

Comunicación franca y directa – la comunicación es el factor más importante a considerar cuando tratas con un cliente y muchos intermediarios son sinónimo de caos. Lo mejor es siempre tratar directamente con el cliente para que no haya malentendidos y para recibir instrucciones o cambios de la misma persona.

Apertura de mente – darle al cliente total libertad para opinar e imaginar qué quiere en su evento, y en la medida de lo posible, aceptar y llevar estas ideas a buen término.

Asesoría – sugerir y asesorar al cliente sobre temas que podrían ayudar a que su evento sea un éxito.

Saber decir NO – dependiendo lo que pida y el tiempo de anticipación con el que lo pida, a veces es bueno decirle al cliente que no. En ningún momento es para fastidiarle o llevarle la contraria. Si decimos que no es por una cuestión de viabilidad y/o tiempo. Decir siempre que sí puede “malacostumbrar” al cliente o forzarnos a hacer cosas a las que, por tiempo o capacidad de recursos, no estamos preparados lo cual se traduce en un trabajo posiblemente mal hecho.

Finalmente, y lo más importante de todo, trata al cliente como te gustaría que te tratasen a ti, hazlo y verás que el cliente regresará.

Pueden haber pequeños fallos el día del evento, errores ajenos a ti o verse materializadas algunas de las teorías de Murphy, pero si el cliente está contento por cómo lo has tratado, regresará.

¿Ves? No se necesita tanto…

Maria Elena Mac-Swiney

¡Qué desastre!

Me han llamado a las 06.00 de la empresa de montaje de las sillas, he tenido que venir a abrirles la puerta del parking…

¿A quién le tocaba imprimir los diplomas de asistencia?

Saben que había un vegetariano en el grupo, ¿no?  

¡¡Ostras!! ¡Ese día hacen mantenimiento del edificio!

¡¡Improvisa!!

Son las 11.00 y no ha llegado el ponente…  ¿Alguien sabe de Diagnósticos Enfermeros?

Acabo de ir al lavabo y hay una fuga de agua.

¿Sabes que hay un atasco en la Ronda, verdad? ¡Ve al bar para que te den pastas y un termo de café mientras llegan los del catering!

¡Mañana lloverá  y tenemos una exposición al aire libre!

Posiblemente todo lo anterior suena como un desastre, como el peor día de la vida de una persona que está organizando algo o como un acto que ha implicado meses de preparación y que está a punto de fracasar, pero no creas, no lo es. Es el pan de cada día de personas que trabajan en este sector tan complejo: Event Management.

Desde Corporate Events queremos darles la bienvenida a este blog  que tiene como fin dar una pequeña pincelada de lo que se necesita para organizar un evento, pero más importante de lo que se necesita para que éste sea un éxito.

A lo largo de estas intervenciones escribiremos de varios temas y situaciones con las que nos hemos encontrado en este mundillo tan impredecible y heterogéneo como lo es el de la gestión de eventos esperando siempre que sea divertido pero sobretodo, que sea de utilidad.