6ª Jornada Profesional Proyectos La Salle – 22 junio 2010 – 18.30 h

El próximo 22 de de junio de 2010 a las 18.30h, BES La Salle celebra la 6ª Jornada de Proyectos La Salle, bajo el título:

“Project Management, una forma de hacer y múltiples visiones”

La definición más aceptada de qué es un Proyecto puede ser la del PMI: “cualquier cosa no repetitiva que está sometida a tres limitaciones: el plazo, el coste y la calidad o las especificaciones”. Con esta definición se puede pensar que todos los proyectos se realizan y se controlan de la misma manera. Aunque fuera así, hay temas como la nomenclatura, los condicionantes y la forma de hacer en distintas áreas que hace que sea interesante ver cómo es de distinta la teoría y la realidad que se aplica.

La inscripción es gratuita rellenando el siguiente formulario.

Lugar de celebración:

BES La Salle – Edificio Sant Jaume (Sala de Congresos)

C/ Lluçanès, 41 – 08022 Barcelona

AGENDA

Siete minutos muy inspiradores.

Hace un par de semanas tuve la gran suerte de asistir a una de las conferencias más inspiradoras que he escuchado en persona.

La conferencia tenía el título “El Talento Invisible” y fue a cargo de Alberto Durán, vicepresidente ejecutivo primero de la Fundación ONCE durante el acto de graduación de los alumnos de máster y postgrado del curso 2010 de BES La Salle, celebrado el pasado 27 de mayo en Barcelona.

En siete minutos, Alberto Duran compartió con los recién titulados, muchos de ellos project managers, reflexiones personales que considero de gran valor.

Os cito a continuación lo que he considerado más destacado de estas reflexiones y que son validas para todos los ámbitos y cargos profesionales. He incluido alguna en mi lista de Frases sobre Project Management.

• Coge el pequeño mundo a tu alrededor y cámbialo.

“No es posible la justicia sin personas justas”

“Pensar en lo que podéis hacer vosotros para hacer esta sociedad mejor”

“Tenéis que ser actores del cambio, no os quedéis en la resignación”

• Es difícil el liderazgo sin el ejemplo.

• No hagas lo que no te gustaría que te hicieran.

• No os quedéis trabajando en un sitio donde el 51% de los días no sois felices.

• Una persona que ocupa una posición imprescindible nunca se la va a promocionar.

“No seáis imprescindibles, rodearos de gente buena”

“Los problemas nos son grandes porque lo sean por si mismos sino porque los equipos son limitados”

• El que no vive como piensa acaba pensando cómo vive.

“Las buenas personas se hacen haciendo cosas buenas”

• Cultiva los contactos personal y las redes sociales.

• Solo el fuerte puede ser generoso

“No ganéis por 10 a 0, no compensa.”

• La mejor herencia que recibís es la formación.

• Es muy difícil que una empresa sobreviva solo previendo lo que va a ocurrir en el futuro.

“Hay que preparar las organizaciones para actuar en lo imprevisible, para gestionar la incertidumbre”

Os recomiendo que veáis el vídeo, son siete minutos muy inspiradores.

Ley de la gestión de proyectos

En la lucha que mantengo con mi propia procrastinación, y que voy perdiendo claramente, este fin de semana he conseguido escuchar algunos  de los podcast que tenía cargados en el iPod desde hace algún tiempo sobre project management.

Aunque el número y calidad de los podcast que se pueden encontrar en internet sobre proyectos han aumentado de forma espectacular, preferí escuchar  los que los autores de “Manager Tools”, Mark Horstman y Mike Auzenne, dedicaron hace algún tiempo a la gestión de proyectos. Me llamó la atención que las reflexiones sobre la disciplina las realizan bajo la óptica de un directivo y no bajo la visión de un project manager.

Con el título de “La ley Horstman sobre la gestión de proyectos” los autores explican en cuatro podcast de 30 minutos su visión de la dirección de proyectos y dan consejos acerca de cómo gestionar un proyecto. Al igual que en todas sus aportaciones en el resto de  podcast sus  consejos son eminentemente prácticos.

Su exposición se basa en lo que llaman la ley Horstman:

¿Quién hace qué? Y ¿Cuándo?

y que se ha de cumplir cuando se está gestionando un proyecto.

El concepto que hay detrás de esta ley es muy sencillo, aunque a veces lo olvidemos o nos abrume la complejidad del mismo, todos los proyectos son al final un conjunto de tareas sencillas que han de ser realizadas por personas en un marco temporal dado. Por tanto gestionar el proyecto ha de pasar por asignar responsables de las tareas, detallar de qué son responsables y cuándo han de finalizar la tarea.

Como dicen los autores en el audio, un bosque no es más que un conjunto de árboles y si quieres realizar una actuación en el bosque tienes que pensar lo que vas a hacer en cada uno de los árboles.

Aunque no comparto completamente su enfoque ya que está muy orientado a la ejecución,  he de reconocer que me gusta su simplicidad y su planteamiento.

¿Qué os parece?

Solicitar PDU’s por la asistencia a los Jueves con el PMI de Barcelona

Las actividades que organiza el PMI Barcelona Chapter dentro del marco de los Jueves del PMI de Barcelona, además de ser un punto de encuentro para Project Manager y personas interesadas en el Project Management, permite solicitar PDU’s (Professional Development Units) para mantener la acreditación PMP (Project Management Professional) del PMI.

Una PDU es la unidad de medida que se utiliza en PMI para cuantificar las actividades de aprendizaje y de servicios profesionales. Una PDU equivale a una hora dedicada a una actividad o experiencia de aprendizaje planificada y estructurada.

Una vez obtenida la acreditación PMP, se necesita obtener 60 PDU’s cada tres años para mantenerla.

He creado una presentación para aquellos que queráis solicitar PDU’s por la asistencia a los eventos.

Lo más evidente es a veces erróneo

¿Qué haces cuando tienes un proyecto que va a acabar más tarde de lo previsto?

Añadir más recursos para conseguir acabar en plazo, es evidente ¿no?.

Pues no lo es tanto, en proyectos de software existe un principio  que dice que “añadir personal a un proyecto retrasado lo retrasa aún más”. Este principio, que se conoce como la ley de Brooks, fue acuñada por Fred Brooks en 1975 en su libro “ The Mythical Man-Month” y representa la sobrecarga que provoca en la coordinación y comunicación del proyecto el hecho de añadir nuevos recursos al proyecto.

Existen otras decisiones que se toman en los proyectos que también parecen evidentes pero que al igual que la ley de Brooks pueden ser erróneas.

Todd Williams enumera cinco decisiones que califica de estúpidas cuando estas intentando recuperar un proyecto, os las comento a continuación:

• Añadir más funcionalidades cuando tienes problemas con el plazo de entrega

Esta decisión se conoce con el termino ingles de “gold platting” y es lo opuesto a lo que se tendría que hacer. Cuando un proyecto tiene problemas para cumplir con la fecha de entrega se tiene que reducir el alcance y no aumentarlo.

• Añadir más recursos

Esto es lo que recoge la ley de Brooks.

• Intentar conseguir resultados diferentes a partir de las mismas personas

Como decía Einstein “La locura es hacer siempre lo mismo y esperar resultados diferentes”.

• Asumir que el alcance puede ser completado en el mismo tiempo.

El tiempo y el esfuerzo perdido no se pueden recuperar, solo podemos cumplir con los plazos reduciendo alcance.

• Cancelar la formación cuando no vas a cumplir con el presupuesto.

Confiar en que el equipo puede ser autodidacta, aprender y no equivocarse es confiar mucho.

Recuperar un proyecto que está teniendo problemas no es fácil, se tienen que analizar las problemas, detectar las causas y actuar sobre ellas.

Muchas veces solemos precipitarnos , actuamos sin analizar y solo nos centrarmos en los efectos sin atacar las causar.

¿Os habéis precipitado alguna vez?

Lecciones a partir de una ascensión al Kilimanjaro

Los principios que se aplican a la gestión de un proyecto no son validos únicamente para poner en marcha un sistema informático, lanzar un producto o construir infraestructuras. Algunos de vosotros me lo habéis comentado, los puedes aplicar a muchos aspectos de tu vida personal.

Un bonito ejemplo de aplicación de estos principios a un reto personal lo podéis encontrar en la descripción que hacen en un post de PMHut de una expedición al monte Kilimanjaro.

En este post, el autor describe la planificación y ejecución de ascensión desde su concepción hasta su finalización.

Después de su lectura he encontrado interesante las lecciones que obtienen del proyecto y que os resumo a continuación:

Planificación

• Conseguir tanta información como sea posible para identificar riesgos y oportunidades
• Tener un plan elaborado y detallado
• Utilizar a expertos e información histórica para planificar y estimar el proyecto
• Aliarse con los proveedores que tengan experiencia y externaliza el trabajo que no es una competencia básica
• Utilizar la tecnología para facilitar el éxito, donde sea apropiada
• Utilizar prototipos para probar el enfoques y las tecnología

Kick-off

• Realizar actividades de “team-building” para crear el concepto “un equipo, una meta”
• Ayudar a los miembros del equipo de proyecto que tienen dificultades ya que su rendimiento afecta a todo el equipo
• Ser flexible con el enfoque cuando la realidad se distancia del plan

Inmersión

• Aunque el trabajo del proyecto es a veces duro, tienes que conseguir realizarlo
• Pensar en la meta y  tener una perspectiva amplia
• Abordar los problemas cuando aparecen y antes de que se descontrolen

Ascensión

• A veces el trabajo te lleva lejos de la meta pero tienes que recuperarte
• A veces es correcto cambiar a los recursos si no se ajustan de forma adecuada y ponen en riesgo la meta final
• A pesar de tener un plan, tienes que ser flexible con los cambios en el alcance
• A menudo los proyectos chocan con un muro a la mitad y es donde el equipo necesita empujar como un conjunto
• Conseguir al meta es el resultado de todo el trayecto, no solo del último empujón
• Se necesita equilibrar y balancear el trabajo. El equipo se quema si se pretende correr demasiado.

La cima

• No hay nada mejor que el sentimiento de conseguir la meta
• Cuando se ha conseguido la meta, todavía queda trabajo que necesita foco y atención

Cierre del proyecto

• Celebrar el éxito con el equipo

Os recomiendo que lo leáis.

Conferencia PMI Barcelona 20/5– “Cómo mejorar la velocidad y la capacidad aplicando CCPM en multiproyectos”

La próxima sesión de ”Los Jueves con el PMI Barcelona“ tendrá lugar el próximo 20/5 y la temática será  ”Cómo mejorar la velocidad y la capacidad aplicando CCPM en multiproyectos” presentado por Xavier Tusquets.

Desarrollada por Eliyahu M. Goldratt, la Gestión de proyectos por Cadena Crítica (CCPM por sus siglas en inglés) está basada en métodos y algoritmos derivados de su Teoría de Restricciones.

Esta conferencia está dirigida a empresas o áreas de empresas que sienten la problemática de gestionar muchos proyectos simultáneamente y con recursos limitados.Como por ejemplo: ingenierías, consultorías de sistemas de información, desarrolladores deproyectos con una complejidad media/baja, fabricación de maquinaria, mantenimiento deinstalaciones, etc.

La actividad tendrá lugar en la sede del PMI Barcelona , Avinguda Diagonal, 647, Aula 0.5 Planta Baja ( Barcelona)  a las 19:30 y tendrá una duración de 1h 45 minutos.

El evento es abierto y gratuito y para asistir tenéis que enviar un correo con vuestros datos a: info@pmi-bcn.org

Podéis encontrar más información en su web del pmi (www.pmi-bcn.org).

No sufras, siempre te criticarán

El pasado viernes tuve una interesante conversación con un alumno sobre los problemas que están apareciendo en su organización con la puesta en marcha de un enfoque de gestión de proyectos.

Me comentó que después de una fase inicial que parecía que todo estaba yendo bastante bien y que los proyectos se iniciaban correctamente, ahora estaban apareciendo disfunciones en todos los equipos de proyecto.

La problemática la centraba en las personas que, acostumbradas a trabajar individualmente y con encargos muy claros, encuentran muchas dificultades al tener que trabajar con la incertidumbre y con las responsabilidades que conlleva un proyecto.

Durante la conversación salieron temas muy diversos como “miedo a proponer…”, “temor a las críticas…”, “cubrirse las espaldas…”, “perfeccionismo en los resultados…” que dejó claro el poder de influencia del entorno de trabajo en estas personas y la necesidad de un cambio cultural que permita abordar la nueva situación.

Tener la madurez necesaria para equivocarse y para aceptar críticas no es fácil pero es indispensable si queremos adentrarnos en el mundo de la gestión de proyectos.

Relacionado con esto os recomiendo una entrevista a Tim Ferriss en Mashable sobre los principios que te ayudan a afrontar las críticas que se reciben en el mundo online y que aplicaría plenamente en esta situación. Tenéis una buena traducción y adaptación en Los 7 principios para lidiar con enemigos de Tim Ferriss

Los siete principios que enumera en la entrevista son:

Algunos las he añadido a la lista de frases sobre project management.

He cometido un error, ¿y ahora qué?

El otro día, formando parte del equipo de un proyecto educativo, pude contemplar un hecho poco frecuente en una reunión de seguimiento de proyecto.

La reunión semanal había empezado con un cierto desenfoque e intensos intercambios de opinión entre todos los que participábamos. En un momento concreto, el project manager se levantó y dijo “me acabo de dar cuenta de que me he equivocado”. Delante de nuestra sorpresa, nos explicó que parte de las argumentaciones que estábamos teniendo eran debidas a un error de planteamiento suyo y nos indicó el nuevo planteamiento.

El gesto, digno de aplauso, nos centró a todos de nuevo en el proyecto y en el nuevo planteamiento.

Unos pueden pensar que reconocer un error es un signo de debilidad y que se ha de ocultar o disimular.

Yo no pienso igual, siempre he pensado que los errores forman parte de los proyectos, creo que el hecho de que un project manager se equivoque es lo más normal del mundo.

Sin errores no hay creatividad y no hay innovación. Los errores son necesarios para crecer y aprender tanto personalmente como a nivel organizativo.

Afrontando los errores de la forma correcta puedes salir fortalecido.

A continuación os dejo algunos principios que he adaptado de un artículo del Harvard Busines Review en el que comentaba como reaccionar cuando cometes errores:

¿Qué hacer?

• Acepta tu responsabilidad por el papel que has jugada en el error
• Demuestra que has aprendido del error y que a partir de ahora te fijarás más en el futuro que en pasado
• Demuestra que pueden seguir confiando en ti para proyectos futuros

¿Qué no hacer?

• Ponerte a la defensiva o culpar a otros
• Cometer errores que  rompan la confianza que otros han depositado en ti
• Dejar de experimentar o retirarse por un tropiezo

Como dijo Thomas Edison:

“I have not failed 10,000 times. I have successfully found 10,000 ways that will not work.”

Ocho etapas por las que pasa un proyecto

Hace mucho años que vi esta lista y el otro día leyendo un post la recordé y me arrancó una sonrisa.

1. Aceptación inmediata.
2. Entusiasmo exagerado.
3. Confusión Total.
4. Desilusión.
5. Pánico.
6. Busqueda del culpable.
7. Castigo de los inocentes.
8. Promoción a  los que no han participado.

¿Os ha pasado alguna vez?

A mi nunca. Je je