El final solo es el principio

Ya hemos finalizado el proyecto, completado el alcance y conseguido la aceptación por parte del cliente de todos los entregables. ¿Qué hacemos ahora?

La respuesta es obvia y muchas metodologías de proyecto la incluyen: una revisión post-implementación.

Necesitamos saber si ha sido un éxito o ha sido un fracaso, qué ha ido bien, qué ha ido mal y qué podemos mejorar para la próxima vez, y todo con la perspectiva y tranquilidad que nos da el haber acabado el proyecto.

Parece evidente, pero no siempre se hace, a veces porque el project manager tiene que cambiar rápidamente de proyecto y a veces porque los stakeholdes no ven la necesidad o el valor.

Respecto a este tema he leido un artículo en el número de noviembre del PM network, la revista del PMI. Con el título “El final solo es el principio”, el autor nos desgrana las áreas importantes en las que una revisión post-implementación nos puede ayudar y el valor que tiene cada una de ellas.

Os las detallo a continuación con mis propias adaptaciones:

1.  Entregables finales vs las lineas de base iniciales

Al comparar el resultado obtenido con el alcance inicial podemos sacar valiosas conclusiones sobre la forma en la que definimos la solución y en la forma en la que se han ido aplicando los cambios.

2. Rendimiento del project manager

Las competencias del project manager son de gran importancia para el éxito del proyecto y, al igual que otros aspectos del proyecto, el rendimiento del project manager y sus competencias se han de evaluar para identificar donde se pueden mejorar.

3. Rendimiento del equipo

Al igual que el punto anterior aplicaba al project manager, en éste la evaluación es al equipo con propósitos educativos y de mejora. No es cuestión de apuntar a nadie con el dedo sino buscar mejorar en la organización del equipo y en la distribución de recursos.

4. Presupuesto y cronograma

Cuándo se entregará y cuánto costará son siempre preguntas en boca de la alta dirección que necesitan un capítulo especial en la revisión final. No nos podemos quedar sólo en pensar que ha costado más o menos de lo previsto o que se ha entregado más temprano o más tarde. Como si se tratara del estudio de viabilidad inicial, debemos evaluar de forma organizada y objetiva la justificación del proyecto, de sus costes y del valor obtenido.

5. Metodología de gestión del proyecto

Los métodos utilizados en la gestión del proyecto también han de ser evaluados para saber qué aspectos están funcionando de forma adecuada y por qué motivos.

6. Idea inicial y alineamiento estratégico

Al inicio del proyecto se realizan múltiples evaluaciones de la idea y del concepto  tanto técnicas como estratégicas, pero nunca una vez acabado el proyecto. En la revisión post-implementación se debería evaluar  el concepto inicial y su encaje en la estrategia y en la diferenciación que se ha conseguido.

7. Impacto ecológico

No siempre tenemos la consideración adecuada hacia el medio ambiente en las diferentes fases del proyecto. El proceso de revisión es una gran oportunidad para observar con perspectiva el impacto del proyecto en el medio ambiente.

8. Las conclusiones de la revisión post implementación

Todos los aspectos del proyecto han de ser analizados y actualizados sin excepción alguna. Las lecciones han de estar orientadas a ser aprendidas.

¿Habéis acabado el proyecto? Pues ya sabéis, tanto si lo dice como si no lo dice vuestra metodología, tanto si vuestros stakeholders quieren o no, tenéis que realizar una revisión post-implementación.