Errores al construir la WBS
El post de hoy es de la profesora Elisabet Duocastella.
En las clases del Máster de Dirección de Proyectos estamos empezando con la planificación del proyecto final y en seguida han surgido dudas sobre el elemento clave de la gestión del alcance, la WBS (work breakdown structure).
Las preguntas mas frecuentes son: ¿hasta qué nivel de detalles tenemos que llegar?, ¿es correcto si la defino por fases?, ¿cómo incluyo todo el alcance del proyecto si no puedo incluir tareas?,…
Y pensé que sería interesante compartir con ellos un informe que leí el otro día “Top 7 WBS Mistakes Project Managers Make” por Josh Nankivel.
Aunque Josh Nankivel no comenta como hay que realizar la WBS, a medida que va enumerando los errores típicos la definición de éstos ayuda a comprender el propósito de la WBS. Y todas las dudas se responden por sí mismas.
Os hago un pequeño resumen del contenido del informe:
- ERROR #1: Utilizar la WBS como un listado de tareas.
El propósito de la WBS es tener una visión clara del alcance global del proyecto que nos permita detectar las áreas relacionadas a cualquier cambio a lo largo del mismo.
Si nuestra WBS es un simple listado de tareas, perderemos esta visión global del alcance y encontraremos que nos hemos dejado tareas en la planificación sólo cuando las echemos de menos. Y la gestión del control de cambios será nuestra mayor pesadilla.
- ERROR #2: Crearla según la estructura organizativa
Si organizamos nuestra WBS según la estructura de la empresa, estamos focalizando el análisis en los recursos que realizan el trabajo en vez de los entregables. Lo que puede crear “scope creep”, añadiendo tareas que no son necesarias para alcanzar los requerimientos de los entregables.
La estrategia correcta es realizar la WBS des del punto de vista de las “salidas”, no de las “entradas”.
- ERROR #3: Organizarla según las fases del proyecto
No es correcto organizar la WBS por fases, ya que estas no son entregables o servicios, sino simplemente periodos de tiempos. Realizarla según fases lleva a imprevistos y vacíos en el alcance.
- ERROR #4: Falta de trazabilidad de la WBS
La WBS es una herramienta fundamental en los procesos de planificación y debe ser la referencia de las relaciones entre todos los entregables del proyecto. No definir correctamente estas relaciones nos lleva a tener una falta de trazabilidad entre ellos.
- ERROR #5: No utilizarla como recurso del control de los cambios
La WBS debe ser el eje central del control de cambios. Para cualquier propuesta de cambio la WBS debe ser la herramienta que nos permita ver el impacto que tiene en el proyecto.
- ERROR #6: Sin incluir las actividades de soporte
La WBS debe incluir todo el alcance del proyecto y no solamente las entregables tangibles. Por lo tanto no debemos olvidar tareas de soporte como podrían ser: gestión del proyecto, gestión administrativa,…
- ERROR #7: Darla por terminada
La WBS la creamos para que se mantenga viva durante todo lo largo del proyecto, para que mantenga su utilidad debemos ir reflejando todos los cambios que surjan durante todo el ciclo de vida del proyecto.
Espero que os sirva no sólo para poder realizar vuestras WBS sino para utilizarlas correctamente a lo largo del proyecto.
Si os interesa el informe lo encontraréis en la pestaña de “Recursos Gratuitos” de este mismo Blog.
9 comentarios sobre Errores al construir la WBS
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Hola,
Me parece un post de lo más acertado. Es más, lo he recomendado como link en el foro de noticias de la asignatura.
Un abrazo,
Julio.
Muchas gracias Julio,
de hecho empezó como un comentario en el foro de la asignatura de Proyecto Final.
Un abrazo,
Elisabet
Hola Claudia,
Tienes razón cuando afirmas que según el PMBOK es correcto organizar la WBS por fases.
Aunque Josh Nankivel no comenta que no sea correcto organizar la WBS por fases, sino que comenta que es un error. Yo lo veo diferente, aunque también se podría interpretar error como incorrecto.
Porque lo considera un error, pues principalmente porque empiezas el primer nivel de la WBS con períodos de tiempo y no con entregables, cuando la definición de WBS es que debe ser orientada a entregables.
Es cierto que es un punto que genera polémica, a ver si nos animamos a hacer un nuevo post.
Muchas gracias por tu comentario.
Elisabet
Hola Albert, Elisabet,
Muchas gracias por compartir con la comunidad PM el post y el articulo.
Es de gran utilidad.
Saludos,
EvaL
He leido el artículo de Nankivel disponible en http://pmquality.files.wordpress.com/2009/12/top_7_wbs_mistakes_pms_make.pdf y aunque el argumenta que es un error el punto 3, no deja de ser una apreciación desde una óptica personal y basada en las experiencias personales. Considero que descartar del todo una de las opciones que da el PMBOK no es del todo correcto. Pero como dice Elisabeth, bien puede ser tema de otro post.
Hola.
Excelente artículo, muy útil para impulsar el correcto uso de la WBS en la Administración de nuestros proyectos.
Algunas otras notas al respecto las pueden encontrar aquí:
http://ivanrivera-pmp.blogspot.com/2010/09/algunos-consejos-para-construir-la.html
Saludos.
Magnifico el articulo y mejor todavía el debate creado sobre el “error 3″.
En estos momentos estoy dirigiendo un proyecto de implantación de un módulo de SAP y el cliente nos ha pedido que activemos procesos del PMP.
Como SAP tiene su prppia “metodología de implantación” por fases, pues la verdad es que nos hemos visto “obligados” a hacer la WBS, por fases.
Imaginaros que “cacao maravillado” si el cronograma lo hacemos por la metodologia ASAP de SAP y el WBS por otros criterios.
Por supuesto que este tema da para debatir largo y tendido.
Saludos a tod@s
Ana
Gracias por el comentario. En mi opinión la gracia está precisamente en que la WBS y el cronograma no estén organizados de la misma forma ya que están orientados a aspectos diferentes del proyecto. Como bien dices, esto un debate.
Excelente artículo, he notado como en grandes obras de infraestructura (Proyectos Hidroeléctricos, otros) la WBS se estructura según las fases del proyecto, no sé si es un caso muy particular, pero es muy común en este tipo de obras. Como se han referido en los anteriores comentarios, sería bueno ahondar un poco más en un debate.