Gadgets y cortesía en las reuniones (I)

Te encanta tu portátil, ¿verdad? Va contigo a todas partes y es tan práctico para las reuniones… Bueno, personalmente soy más bien una chica de papel y boli, pero si es realmente importante y va a facilitarme las cosas también cargo con mi portátil y lo llevo a ciertas reuniones.

El hecho de no usarlo en todas me hace especialmente sensible a las malas costumbres que adopta la gente cuando emplea sus gadgets cerca de otras personas. Recordad que hay que hacer que todo parezca fácil, natural, fluido. Así que no os dejéis avasallar por los aparatitos y seguid estos consejos de etiqueta:

• Si vas a utilizar el portátil en una reunión, prepáralo antes. No desperdicies el tiempo de la reunión (y el de todo el mundo) tratando de descubrir cómo se conecta, para acabar cayendo en la cuenta de que te has dejado el cable en tu despacho y de que, de todos modos, sólo te quedan 16 minutos de batería.
• Asegúrate de que sabes cómo funciona. Soluciona los temas de 3G o WIFI con antelación. Consigue las contraseñas, averigua cómo conectarte a tu servidor proxy cuando estés fuera de la oficina.
• Si usas tu portátil para proyectar una presentación, llega antes que los demás y enchúfalo al proyector. Averigua cómo conectar tu pantalla al proyector y el proyector a tu pantalla. Durante la presentación, desconecta el dispositivo de la pantalla si tienes que improvisar algún arreglo con las diapositivas o buscar cosas en tu portátil. Después, vuelve a conectarlo. No le des a todo el mundo la oportunidad de ver tus emails ampliados a dos metros de tamaño en la pared.
• Si organizas la reunión, consigue una mesa de proporciones adecuadas. No hay nada peor que tratar de apretujar seis portátiles en una mini mesa redonda mientras haces equilibrios con el proyector sobre las rodillas.
• Piensa también en el tamaño de la habitación: si es demasiado pequeña pronto se recalentará con tantos dispositivos encendidos.
• Apaga el volumen antes de entrar en la sala de reuniones. Todas esas campanillas y ruiditos de aviso son verdaderamente irritantes y siempre suenan un 100% más estridentes de lo que esperabas.
• No puedes hablar y teclear al mismo tiempo. Si sobre la marcha necesitas robarle unos minutos a la reunión, delega esa tarea en alguien que la haga por ti. En caso contrario no estarás ahorrando tiempo, todo lo que conseguirás es reemplazar tiempo de “teclearlo después” por tiempo de “estar sentado en silencio en la sala de reuniones mientras tecleas”.