Project Manager: diez hábitos de éxito
¿Por qué algunos Project Managers siempre parecen llevar sus proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y con clientes satisfechos y otros ... no?
En este artículo explicamos a través de un decálogo, los mejores hábitos para ser un Project Manager de éxito.
1. El equipo correcto Los Project Managers más eficaces y exitosos conocen las capacidades de los miembros de su equipo. Es decir, este conocimiento les permite asignar el trabajo correcto a las personas adecuadas, gracias a sus habilidades directivas. Por ello, es importante conocer las fortalezas y debilidades de las personas que trabajan dentro de un equipo para poder asignarles correctamente cada una las tareas del proyecto.
2. Gestión de problemas del proyecto Todos los proyectos tienen problemas. Los Project Managers exitosos no dejan que esto les preocupe. ¿Cómo? Conocen los procesos adecuados para la gestión exitosa de problemas, así como la mejor forma de tratarlos a medida que surge
3. Hacer frente a los cambios. Es muy difícil administrar los cambios sobrecargando directamente al equipo del proyecto, alterando el cronograma, creando nuevos trabajos y un sinfín de actualizaciones de documentación. Los mejores Project Managers siguen y respetan un proceso de control de cambios como el siguiente:
- Recibir información sobre el cambio
- Evaluar el cambio
- Establecer cuánto trabajo debe realizarse para consolidar el cambio
- Preparar una recomendación sobre si vale la pena seguir adelante
- Recibir una decisión del sponsor sobre si debe incorporar el cambio o no
4. Administrar los costos del proyecto Es altamente probable que un proyecto sufra desviaciones en el presupuesto. Por ello, es importante ser capaz de administrar elementos financieros. Si observamos cómo trabajan en este sentido Project Managers de éxito, vemos que se mantienen informados de los gastos mediante sistemas contables que trabajan con facturas, presupuestos y estimaciones. Es importante, por lo tanto, adquirir un hábito de usar un software de presupuesto (incluso si es solo una hoja de cálculo).
5. Teambuilding El equipo de proyecto debe estar motivado para trabajar de manera efectiva. Es importante que las personas involucradas en el proyecto lleguen rápidamente a un punto de confianza interpersonal. Se debe tener mucho cuidado con las situaciones en las que un equipo se está desmoronando. El comportamiento de intimidación, en particular, es inaceptable.
6. Comprender los procesos El sexto hábito de los excelentes Project Managers es que entienden claramente los procesos que existen dentro de su esfera de control. Eso significa que saben qué procedimientos de trabajo se deben seguir. No pierden el tiempo tratando de analizar cómo actuar porque saben que hay un procedimiento para eso y pueden seguir los pasos. Tampoco son esclavos del proceso. Saben cuándo es correcto seguir el mismo y cuándo es mejor modificarlo ligeramente para que las tareas sean más fáciles para todos.
7. Actualizando el Cronograma Los cronogramas del proyecto no deben dejarse al azar y, es fundamental, tener la costumbre de verificarlos y actualizarlos. Existen muchas maneras de seguir el progreso de un proyecto, ¡pero lo más importante es que se haga! Si como Project Managers te encuentras en este punto, reserva una reunión corta en tu agenda contigo mismo, una vez a la semana. Será el momento idóneo para realizar las correcciones necesarias, transmitirlo al equipo y continuar con el proyecto.
8. Administrar el riesgo del proyecto Realizar un análisis de riesgos es importante, pero revisarlos habitualmente y actuar sobre ellos es algo diferente. Es decir, no es suficiente tan solo identificar los riesgos al inicio del proyecto y no pensar en ellos nuevamente a posteriori. La gestión del riesgo debe formar parte de los hábitos de un proyecto, ya que si no se detectan a tiempo pueden llegar a convertirse en grandes problemas.
9. Gestión del Tiempo Los Project Managers tienen habilidades para trabajar en la gestión del tiempo del proyecto, lo cual está relacionado con el dominio de la programación y planificación. En este caso hablamos de un seguimiento del tiempo de forma regular y diaria. Tanto si un PM gestiona o no el tiempo de su equipo (lo que se recomienda), es importante saber en que gasta su propio tiempo en un día. Debe tener la costumbre de prestar atención cómo pasa su tiempo, para comprender si está dedicando tiempo a las tareas principales del proyecto o no.
10. Entrega de Resultados Comerciales Finalmente, el hábito que hace que los Project Managers tengan más éxito es la capacidad de equiparar los resultados del proyecto con los resultados del negocio. Su proyecto fue diseñado para lograr algo sorprendente para la compañía, y lo ha hecho. Estupendo. Pero si los usuarios no usan su producto o el software, o los clientes no están igual de sorprendidos, entonces significa que el proyecto ha sido una pérdida de tiempo. Los equipos de proyectos más exitosos deben conocer con detalle los resultados comerciales a los que apuntan. De esta manera, el proyecto será un éxito porque se ha creado para ello desde el principio.
Comprender los objetivos del negocio es un criterio clave para cualquier Project Manager que quiera tener un impacto en empresas y clientes.
¿Cuántos hábitos de éxito tienes?