Mejorando la experiencia de usuario en la plataforma de gestión BUDA

Al grupo de trabajo OMICRON se le ha asignado la tarea de mejora de la experiencia de usuario de la plataforma de gestión y análisis de datos y contenidos para el sector editorial que BUDA - Business Data Services – ha desarrollado, recientemente, junto con el grupo Presston. El dispositivo digital, utilizado como herramienta habitual para acceder y gestionar la plataforma actual es el ordenador pero en el briefing se propone adaptar la plataforma al modo de visualización de Tablet, para herramienta de consulta o de trabajo ocasional.

Los principales usuarios de la plataforma CMS son el personal de comunicación (periodistas, redactores, editores…) que usan la herramienta, entre 5 y 8h diarias, para la publicación de noticias o artículos, maquetación de contenidos y gestión de plantillas de publicaciones. En segundo lugar se debe citar el personal administrativo (recursos humanos, contables…) que hacen un uso más ocasional de la plataforma, de 30 minutos a 2 horas al día, para la introducción de facturas y elaboración de presupuestos. Las tipologías de usuarios mencionados, así como otras más secundarias que también hacen uso de la plataforma, deberán ser estudiadas en profundidad más adelante, para detectar las necesidades de cada una y los puntos críticos con los que topan en la plataforma actual, a fin de adaptar la plataforma al gusto de todos.

El proyecto se inició con la lectura del briefing por parte del equipo; documento en el cual el cliente presentó la situación actual de la plataforma y especificó los objetivos y expectativas del proyecto.

Acto seguido, se configuró el equipo UX; a cada miembro se le asignó un rol determinado acorde con sus habilidades y experiencia previa. El organigrama plantea la necesidad de la existencia de cuatro perfiles en el equipo; un UX Researcher (Marta Dern), un Interaction Designer (Marina Virgili), un Visual Designer (Claudia Llopis) y un Project Manager. El rol de Project Manager será asumido, por un miembro u otro del equipo, de manera rotativa, según la relación del perfil de especialización con la temática del módulo de conocimiento que esté en curso, al mismo tiempo que debe cumplir con las tareas propias de su perfil.

Seguidamente, se redactaron los objetivos del proyecto, a partir de las anotaciones del briefing, y se elaboró el siguiente esquema de overview del proyecto: Fig1. Overview del proyecto. [Fuente Propia].

El cliente establece unos objetivos del proyecto que, una vez cumplidos por el equipo UX, lograrán una mayor satisfacción del usuario al interactuar con la plataforma y, de este modo BUDA transmitirá más fiabilidad a las empresas del sector, ya sean clientes suyas, o bien, clientes potenciales. De este modo, está previsto que aumente fácilmente el número de ventas del software. El hecho de ofrecer una plataforma accesible a un mayor perfil de usuarios, con el cumplimiento de la normativa doble AA, BUDA conseguirá también ampliar el mercado.

Durante la reunión de Kick-off, que tuvo lugar durante la sesión de seminario del módulo 1, el cliente aclaró la navegación por la plataforma y mostró como realizar las principales funciones al equipo de trabajo.

Al terminar la sesión de seminario, se seleccionó la metodología Scrum como metodología de trabajo a aplicar durante el proyecto y se definieron las fases del proyecto y las tareas a cumplir en cada una de ellas para el óptimo desarrollo del proceso. Todas estas, se repartieron a lo largo del periodo estimado de duración del proyecto, equivalente a la duración del Máster (aproximadamente 40 semanas). Después se definieron los entregables a validar por el cliente, cómo sistema de obtención de feedback para lograr una mejora continua, las reuniones follow-up indispensables de equipo y las reuniones presenciales con el cliente. Toda esta información se plasmó en el diagrama de Gantt. En este se observa que la fase de validación se llevará a cabo de forma, prácticamente, paralela a la de diseño debido a la aplicación de la metodología Scrum.

Se procedió con la elaboración de la lista con todos los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Estos se han clasificado en transversales o ocasionales según su frecuencia de uso y agrupado por categorías según tipología de elemento. Los recursos transversales son aquellos que se usan a diario, requeridos para ejecutar casi cualquier tarea mientras que los ocasionales son los que sólo se requieren en tareas puntuales del proyecto, como por ejemplo, una sala de reuniones con proyector, o bien, el laboratorio de usabilidad y accesibilidad de La Salle BCN.

A raíz del feedback del profesorado sobre la preentrega1 y 2, se añadió el diagrama del equipo que BUDA tiene destinado a ocuparse del desarrollo y mantenimiento de la plataforma así como de dar feedback y validación al equipo de trabajo UX. En este apartado, se han presentado, únicamente, los dos miembros asistentes en la reunión: el CEO (director ejecutivo) y el COO (jefe de operaciones) de la empresa, este último también Project Manager del proyecto.

Finalmente, teniendo en cuenta las horas destinadas al proyecto, el perfil júnior de cada miembro del equipo UX y los recursos planteados, se ha elaborado el presupuesto que estima el coste del proyecto (con un margen del 30% de beneficio) que debería asumir el cliente por los servicios prestados, en caso que el rediseño no se tratara de un proyecto de Máster. Se ha determinado que los costes referentes a software son mínimos ya que se usaran, o bien, plataformas online gratuitas para tareas de planificación y gestión de documentación entre miembros del equipo o licencias de estudiantes en software de diseño. Como el equipo ya dispone de sus ordenadores propios, prácticamente sólo tendrá gastos referentes a transporte. Estos no resultarán muy significativos ya que estos sólo se desplazarán para atender las reuniones acordadas y para realizar tests al usuario.

En esta primera fase de preparación del proyecto el equipo ha conseguido coordinarse adecuadamente y ajustarse al timming planificado para entregar a tiempo el entregable previsto, supuestamente acorde con las expectativas del cliente. Si que resulta cierto que a lo largo del proceso han surgido pequeñas dudas o cuestiones puntuales pero estas que se han podido resolver de inmediato durante la reunión Kick-off con cliente, a través del foro o gracias al feedback del profesorado.