EDT en projectes - Una arma mortal

L'estructura de desglossament del treball (EDT) Work Breakdown Structure (WBS) és un dels elements més importants en la gestió de projectes. EDT ens permet definir i agrupar elements de treball, afavorint la comunicació entre les parts interessades i servint de suport en l'organització de l'abast total del projecte. 

Quan definim l'abast de projecte, elaborar una estructura de desglossament ens permetrà descompondre les tasques en petits components que identifiquen els entregues que generarà el projecte en si.  

Què és una estructura de desglossament 

El Project Management Institute en el seu estàndard PMBook, identifica una EDT com una descomposició jeràrquica de l'abast total del treball. 

Els gestors de projectes utilitzen EDTs per a organitzar i fer un seguiment de les tasques que han de realitzar-se abans de finalitzar un projecte. Una estructura de desglossament sol començar amb tasques d'alt nivell i després les desglossa en parts més petites i manejables. 

Això pot ajudar els gestors de projectes a entendre millor el que cal fer i quan, així com a identificar qualsevol risc potencial o àrea que pugui necessitar més atenció. 

“La EDT mostra una estructura organitzada de tot l'esforç que es requereix per a completar el projecte i ha d'estar orientada als entregues del projecte que són el resultat de l'esforç i no l'esforç en si” PMI 

En oferir una visió general i clara de les tasques que han de completar-se, les estructures de descomposició garanteixen que tot l'equip estigui en la mateixa pàgina i treballi cap al mateix objectiu. 

Si estàs pensant a utilitzar una EDT per a un projecte pròxim, hauràs de tenir en compte uns certs aspectes com la comprensió dels objectius i l'abast del projecte entre altres. 

Tipus 

Existeixen dos tipus d'estructures de desglossament en la direcció de projectes: 

• EDT basada en projectes. Una estructura de desglossament orientada a processos ens indicarà les parts del projecte a través de fases, etapes o passos. 

• EDT basada en entregues. D'altra banda, una estructura basada en informes significarà que el projecte es defineix a través de lliuraments. 

Com elaborem una EDT 

L'objectiu principal de la creació d'una estructura de desglossament és ajudar els gestors i als equips a entendre el treball que cal fer, assegurant-se que es tenen en compte totes les tasques necessàries. El desenvolupament d'una EDT sol començar amb la identificació dels resultats del projecte. 

Per a aconseguir formar una estructura de desglossament devem: 

• Identificar les etapes o fases de projecte. Reconeix els objectius principals per a arribar a l'èxit del projecte. Tingues en compte l'abast i els riscos a l'hora de delimitar el projecte. 

• Definir els entregues. Quines tasques hem de realitzar abans de finalitzar un projecte? En aquesta fase, devem que tenir en compte tots els lliuraments en una primera fase de descomposició. Et resultarà més fàcil dividir-los per relació o àrea. D'aquesta manera podràs identificar en la següent etapa les sub-tareas necessàries. 

• Descompondre o desglossar els lliuraments. Divideix els lliuraments en petites tasques que s'identifiquin com a activitats, definició de dates, costos i recursos necessaris per a produir els entregues. 

• Definir els paquets de treball. Assigna paquets de treball a l'equip perquè tots entenguin amb claredat les tasques corresponents. 

Cada element dins d'una EDT haurà de contenir l'abast, temps, pressupost i responsable. 

Regla del 100% 

Una de les bases més importants en una estructura de desglossament és la regla del 100%. Aquesta norma és un dels principis més significatius que dirigeix el desenvolupament, desglossament i avaluació d'un projecte. 

La regla del 100% tal com el PMI indica es defineix com: “S'estableix que la EDT inclou el 100% de les obres definides en el projecte aconsegueixi i captura tots els entregues- interiors i exteriors, provisionals- en termes de l'obra a realitzar, incloent-hi la gestió de projectes” 

Aquesta norma, ens permet identificar de manera clara tots els aspectes d'un projecte. Des de l'abast, fins al pressupost, els recursos i el temps; afavorint la seva consecució. 

La importància de crear EDT en projectes 

L'estructura de desglossament s'ha convertit en una arma letal en la gestió de projectes. El project manager necessita nodrir-se de la informació descomposta per a aconseguir elaborar tots els passos d'un projecte. 

Beneficis 

La EDT és important en la gestió de projectes perquè: 

• Ajuda a definir l'abast d'un projecte, els seus lliuraments i tasques específiques. 

• Impedeix que es facin excessius canvis. 

• Millora la planificació de lliuraments i tasques en un projecte. 

• Manté a l'equip en línia amb l'objectiu principal. 

Si vols formar-te en direcció de projectes i ampliar les teves habilitats professionals, en La Salle URL comptem amb programes enfocats al project management pioners a Espanya. Som l'única universitat espanyola a aconseguir una doble acreditació del PMI: GAC i ATP. 

Amb el Màster en Direcció de Projectes et formaràs en les competències requerides pels professionals del project management i podràs accedir a les acreditacions del PMI – PMP i CAPM.