Teletreball i COVID-19: 5 claus per a la gestió d’equips virtuals

Laurentiu Neamtu, Director de l’àrea de Project Management a La Salle-URL

Tot i que els equips virtuals ja son una realitat al lloc de feina, l’actual crisi del “coronavirus” ha enfortit el teletreball com alternativa a la versió presencial. De fet, molts experts preveuen que el moment de crisis actual donarà una empenta decisiva a la forma en que operem, convertint el “treballador remot” en un actiu valuós per a la majoria de les empreses.

La clau està en la capacitat que tinguin aquestes empreses per aprofitar de manera rendible un grup ampli de talents que es trobin distribuïts a diverses ubicacions físiques.

El més probable és que qualsevol Project Manager (PM) amb un mínim d’experiència s’hagi trobat en la situació que alguns dels membres d’un projecte, o tots, estaven ubicats de forma remota. Davant d’aquestes situacions, sorgeixen dubtes legítims sobre què té de diferent això, i si hi ha consideracions especials o s’assumeixen riscos addicionals en comparació amb la gestió d’equips co-ubicats.

S’ha de deixar clar des de començament que treballar amb equips virtuals no és una cosa trivial, ni és per a totes les persones ni per a totes les organitzacions. El treballador remot és més propens a patir sentiments d’aïllament social, necessita tenir una capacitat d’autogestió superior i ha de saber enfocar els seus esforços d’una manera particular. Per això, per a la gestió efectiva dels membres del seu equip de projecte virtual, el PM necessita conèixer i comprendre una sèrie d’elements bàsics.

La majoria dels experts en el tema coincideixen i donen rellevancia a cinc 5 aspectes principals que resumirem a continuació:

1) Metes clares i objectius S.M.A.R.T.

2) Motivació activa

3) Comunicació contínua

4) Avaluació freqüent de la efectivitat comunicativa remota

5) Ús eficient de les eines col·laboratives

1) Metes clares i objectius S.M.A.R.T.:

Establir metes clares i objectius S.M.A.R.T. (eSpecífics, Mesurables, Abastables, Rellevants i a Temps) és essencial en qualsevol projecte, sobre tot quan una part de l’equip és virtual. Com que el treballador remot no pot contactar físicament per fer preguntes i aclariments o assistir a reunions d’enfocament d’equip, les directrius de treball han d’estar molt ben formulades. A més, convé donar una definició clara de com les contribucions de cada membre virtual s’alineen amb els objectius. Una recomanació seria agregar la llista d’objectius a la primera pàgina del web del projecte (que, per cert, és el primer que s’ha de crear).

2) Motivació activa de les persones:

Qualsevol sentiment d’aïllament i desconnexió té una correlació directa amb la motivació del treballador remot. A vegades és possible perdre’l de vista, la qual cosa significa menys focus en el projecte. El PM ha de buscar maneres de mantenir compromesos i motivats durant tot el projecte els treballadors remots.

Es recomanen les trucades telefòniques regulars, combinades amb reunions web. Es poden usar les mateixes bones pràctiques de motivació que per a l’equip presencial, però s’ha de fer un ajustament de l’estil per a “l’espai virtual”. Algunes recomanacions passen per agregar fotos de l’equip al web del projecte (això genera una millora en el sentiment de pertinença i inclusió dins del projecte), usar videoconferències sempre que sigui possible (tot i que s’ha de considerar la necessitat de pressupostar-ho perquè són més cares que les trucades telefòniques) i realitzar “dinars/cafès virtuals en equip” per comentar lliçons apreses i actualitzacions. Finalment, es recomana reservar un espai per celebrar els èxits i altres fites importants del projecte, de forma presencial si el temps i la situació ho permeten.

3) Comunicació contínua:

És sabut que el 80-90% del temps de gestió d’un projecte es dedica a la comunicació, fet que es manté també pels projectes amb equips virtuals. La diferència és que el PM ha de comprendre les necessitats de comunicació específiques dels treballadors remots, i també el seu estil propi de comunicació.

A més d’a través d’una reunió inicial presencial (molt recomanable, si és possible), els treballadors de l’equip virtual estan connectats entre sí a través de formes electròniques de comunicació (correu electrònic, missatgeria instantània, trucades en conferència, videoconferències, etc.).

Les restriccions inherents d’estar connectats a través d’un mitjà de comunicació virtual poden posar en risc el desenvolupament del projecte. Per mitigar aquest risc, el PM ha de comprendre la importància de seleccionar el mitjà de comunicació apropiat per a cada missatge. En aquest sentit, a més, el PM ha de ser molt sensible davant de les diferències culturals, si el seu equip és multinacional, perquè les diferents cultures poden preferir diferents mitjans de comunicació.

Hi ha experts que consideren que la videotrucada és un element clau perquè els equips es mantinguin connectats en situacions d’aïllament social forçat, com és el cas actual. De totes formes, la videoconferència es justifica en els moments significatius, com l’assoliment d’una fita. S’ha de considerar que, a través de la videoconferència, es pot detectar el llenguatge corporal, tant el positiu com el negatiu, una cosa en que és important fixar-se per comprendre l’estat del treballador remot en un context en que no hi ha convivència física.

El PM també ha d’estar atent durant les trucades telefòniques convencionals, posant atenció al to de veu que s’utilitza i sent perceptiu davant de qualsevol senyal de descontent o frustració, a més de pistes que poden indicar si el treballador remot està distret, com el so del teclat.

Per assegurar-se que les persones estan atentes, totes aquestes interaccions han de tenir un format tant interactiu com sigui possible perquè, així, els participants no es despistin.

4) Avaluació freqüent de la efectivitat comunicativa remota:

L’acord de treball virtual no sempre resulta adequat per a tothom. Cada persona treballa de manera diferent, te un estil de treball diferent i diferent grau de comoditat en l’ús de la tecnologia. Per gestionar de manera efectiva les comunicacions amb un equip virtual, el PM ha d’avaluar el nivell de comoditat i voluntat de cada persona per estar en un entorn virtual, i, com s’apuntava al punt anterior, estar atent  a qualsevol comportament que pugui indicar que un treballador de l’equip virtual pateix de “desconnexió”.

En aquestes situacions s’ha d’avaluar el problema, comentar el tema amb el membre de l’equip i després estar preparat per implementar les accions apropiades per superar la situació.

5) Ús eficient de les eines col·laboratives:

És un tema que per sí mateix pot portar a àmplies consideracions i comentaris, però el que està clar és que un treballador remot necessita tenir els mitjans per treballar de manera efectiva en un projecte virtual.

Alguns dels requisits serien els telèfons amb capacitat de conferència, espais comuns de reunió web en línia, un rellotge de temps global (si l’equip és global) i ordinadors o dispositius mòbils amb capacitat per treballar en remot. El PM ha d’assegurar-se tant que el software que usa cadascun dels membres del seu equip sigui compatible (especialment si treballen per a diferents organitzacions) com que els membres de l’equip estiguin capacitats i se sentin còmodes utilitzant les tecnologies.

Aquestes son algunes de les eines i plataformes més utilitzades pels equips virtuals:

Videoconferència: Zoom, Hangouts, MSTeams/Skype, Loom, Join.Me, Discord, WebEx, Bluejeans

Chat: WhatsApp, Mattermost, Slack, Chanty, GChat, Teams

Whiteboarding i Brainstorming: GroupMap, Cardboard, Miro, Mural, Stormboard, Confluence

Reunions standup: Standuply, Jell, iDoneThis, Standups, Standup Bot

Retrospectives: FunRetro, Remoteretro, Retrium, TeamRetro, Scatterspoke, Reetro, Google Sheets, Confluence, Trello

Gestió de tasques: Jira, Basecamp, Trello, Asana, InVision, Notion, Pivotal Tracker

Com a conclusió, es pot dir que, en realitat, la gestió d’un equip de projecte virtual requereix moltes de les mateixes competències bàsiques que per gestionar un equip presencial, però té l’element addicional de ser altament sensible als estils de comunicació i requerir que es garanteix que se n’usen els estils apropiats segons el cas.

El PM ha d’avaluar la seva capacitat de ser un treballador remot, a més de poder avaluar els membres del seu equip. Quan la comunicació d’un projecte funciona bé, ja sigui remot o no, es pot aconseguir un treball en equip d’alt rendiment.