Ha superat el polígon al triangle de ferro del PMI?

Tenir els objectius alineats amb l'estratègia és fonamental a l'hora de liderar un projecte; el project manager estableix un full de ruta clar que marca els passos a seguir durant el pla. 

Gràcies a les tècniques i eines que mantenen el projecte dins del full de ruta, els managers poden descompondre el projecte en petites tasques. En fer-ho, s'estima el temps i esforç que necessaris, la totalitat del treball i aquells punts en els quals puguin produir-se riscos o colls d'ampolla. 

Com comencem a elaborar les bases d'un projecte? Què necessita el project manager per a establir un full de ruta? En aquest post t'avancem les respostes! 

Línies basi d'un projecte 

Què són les línies basi d'un projecte? 

La línia de base d'un projecte és el conjunt de resultats que han de complir-se perquè el projecte es consideri reeixit. Sol incloure el compliment de determinades fites, pressupost i normes de qualitat. 

També poden ser útils per a seguir els canvis al llarg del temps. Una línia de base permet a tots els participants en un projecte entendre clarament el que cal aconseguir i proporciona un punt de referència per a mesurar els progressos. Sense una línia de base, seria difícil determinar si un projecte va per bon camí o no. 

Per a tenir una bona base és imprescindible: 

• Tenir una definició clara i precisa del problema a resoldre (si no se sap per a què serveix el projecte, serà difícil que arribi a l'èxit) 

• Tenir un estudi exhaustiu de totes les solucions existents (no es tracta de reinventar la roda, però sí de conèixer el que s'ha fet abans) 

• Conèixer a fons totes les necessitats que cal cobrir 

Hi ha diverses maneres d'establir línies de base. El mètode més comú és prendre una instantània de les dades en un moment específic. Això ens permet fer un balanç dels punts més febles d'un projecte abans de començar a fer canvis. Un altre mètode consisteix a fer un seguiment dels avanços respecte a indicadors concrets. 

Tots dos mètodes tenen avantatges i inconvenients. Les instantànies proporcionen una visió estàtica de les dades, mentre que el seguiment dels avanços respecte a les tasques proporciona una visió més dinàmica. Les instantànies poden prendre's en qualsevol moment, mentre que el seguiment dels indicadors requereix establir-los per endavant. 

El Triangle de ferro – PMI 

El triangle de ferro és la base principal del PMI (Project Management Institute). Engloba els elements més necessaris en la gestió de projectes: Abast, Temps i Pressupost. La gestió de projectes consisteix a controlar aquests tres factors perquè el projecte tingui èxit. 

Al triangle de ferro també es coneix com la triple restricció. 

Les tres cantonades del triangle representen els principals elements que els gestors de projectes han d'equilibrar. Si un d'aquests elements es desequilibra, pot tenir un efecte negatiu en tot el projecte. Per exemple, si es produeix un desviament en l'abast d'un projecte i s'afegeixen més funcions, és probable que afecti tant el pressupost com al calendari d'aquest. 

Abast 

L'abast d'un projecte defineix els passos que ens portaran a l'èxit. Això es tradueix en tasques, resultats i fites que han de complir-se per a aconseguir els objectius establerts en el full de ruta del projecte. 

Els project managers creen una estructura de desglossament del treball (EDT) que entén els resultats i els divideix en parts més petites i manejables. 

Tant el director de projecte com l'equip utilitzen l'abast com a guia al llarg del pla. En comprendre el que cal lliurar, quan cal lliurar-ho i com es lliurarà, tothom es manté centrat en aconseguir els objectius. 

Temps 

El temps equival a la durada del projecte. Es determina tant la durada de les tasques com la seqüència en la qual han de completar-se. El temps en la gestió de projectes es divideix en tres categories: passat, present i futur. 

El passat representa la història del projecte, que s'utilitza per a aprendre dels errors i èxits anteriors. El present equival a l'estat actual del projecte, inclosos els riscos o problemes que han d'abordar-se. El futur està representat per la meta o objectius del projecte, perquè es consideri reeixit. 

Els gestors de projectes han d'equilibrar constantment aquests tres marcs temporals per a gestionar eficaçment el temps del projecte. 

Cost 

El pressupost és la quantitat de diners que es pot gastar en el projecte. Inclou el cost dels materials i la mà d'obra, així com les despeses generals associats al projecte. 

El cost pot ser directe o indirecte, i pot incloure tant elements tangibles com intangibles. En considerar el cost d'un projecte, els gestors han de tenir en compte tots els aspectes d'aquest, com el seu abast, el calendari i els riscos. 

Els gestors de projectes han de fer un seguiment minuciós de tots els costos associats als seus projectes per a mantenir-se dins del pressupost. 

El polígon de projectes 

La gestió de projectes ha evolucionat amb els anys. Des de la implementació de metodologies àgils, scrum, waterfall... i tècniques noves que ofereixen suport als managers; fins al desenvolupament de noves eines que ajuden a establir criteris i objectius en la gestió de qualsevol projecte. 

En un nou marc per a la gestió de projectes, el triangle de ferro evoluciona, fins a convertir-se en polígon. Però... Què significa el polígon en la gestió de projectes? 

El polígon serveix com a guia per a l'organització i gestió d'un projecte. Les línies basi de la figura són els elements principals a tenir en compte: abast, pressupost, temps, persones... engloba totes les parts interessades d'un projecte, a més de les accions i tasques que caldrà dur a terme perquè el pla sigui un èxit. 

Des d'aquesta nova perspectiva, els project managers són capaços d'identificar punts forts i febles a l'hora de dirigir un projecte. 

Què és el polígon de projectes 

A diferència del triangle de ferro, el polígon es transforma a mesura que el projecte avança. Per això, les línies base del pla repercutiran en el desenvolupament d'aquest. És a dir, si l'abast, el pressupost o algun dels elements principals del projecte canvien, la resta de les línies es mouran amb ell, indicant com caldrà funcionar/treballar per a aconseguir l'èxit del projecte. 

Per què són importants els polígons en un projecte? 

Els polígons són essencials per als projectes perquè actuen com a directrius del que cal realitzar. En tenir una idea clara del que implica cada àrea individual, els gestors poden identificar més fàcilment els possibles problemes i abordar-los abans que causin massa mal. 

A més, si alguna part del projecte es desviés del polígon, estigui el reflectiria en les seves línies basi, facilitant la presa de decisions en l'equip. 

Triangle vs polígon - PMI 

Com entenen els project managers el triangle i el polígon? 

Les diferències entre aquests dos conceptes no són tan grans. Tots dos ens indiquen els passos a seguir dins d'un projecte, a més dels punts febles i forts en els quals haurem de centrar-nos per a l'èxit d'aquest. 

El polígon d'altra banda permet veure una evolució en temps real del projecte, podent actuar amb major agilitat enfront de riscos futurs. 

A més, el polígon inclou totes les àrees de coneixement que formaran part del projecte, proporcionant una visió major de les tasques a realitzar. La comunicació també s'agilitza des d'aquesta nova perspectiva, i els equips contrasten tota la informació perquè no sorgeixin riscos al llarg del projecte. 

El triangle de ferro ens permet analitzar una primera perspectiva del que serà el desenvolupament del projecte, mentre que el polígon serveix com a suport i validació en el full de ruta del pla. 

Estudis relacionats 

Si estàs pensant a ampliar els teus coneixements en relació a la direcció i gestió de projectes, La Salle URL ofereix una formació pionera i avançada des de fa més de 20 anys. Et formaràs de la mà d'experts professionals d'àrea i descobriràs els conceptes necessaris per a convertir-te en PMP (project management professional) i accedir a l'acreditació del PMI. 

El Màster Universitari en Direcció de Projectes permet formar en planificació, control i organització de projectes, adquirint les competències més demandades en el món laboral. La Salle-URL és la primera i única universitat a Espanya que compta amb l'acreditació del Global Accreditation Center del PMI, gràcies al que podràs sumar 1 any d'experiència entre els requisits per a obtenir el certificat PMP del PMI una vegada et graduïs del Màster.