Conceptos básicos sobre project management que todo profesional debe conocer

Management y dirección de proyectos

Management se refiere al proceso que una empresa lleva a cabo para organizar y ejecutar su misión, incluyendo la motivación y estructuración de todos los equipos. Es decir, será la hoja de ruta que desarrollen las empresas para mejorar su entorno y alcanzar los objetivos establecidos.

El management es un proceso continuo que depende del entorno cambiante en el que nos encontramos, y las empresas deberán adaptarse a esos cambios con rapidez y efectividad para poder alcanzar sus objetivos. El project manager deberá ser capaz de satisfacer las necesidades del mercado y adaptarlas en la organización para que su funcionamiento siga siendo correcto y eficaz.

Por otro lado, la dirección de proyectos será la organización y administración de un proceso concreto dentro de la empresa. Se puede clasificar en cuatro puntos claves:

• Plantear
• Organizar
• Motivar
• Controlar

El propósito de la gestión de proyectos, por lo tanto, será conseguir los objetivos empresariales de uno o varios proyectos, además de la estructura, motivación y coordinación de los recursos que se necesiten para conseguirlo.

¿Qué es un PMP?

Un project manager profesional se encarga de analizar el entorno y aplicar las herramientas y técnicas necesarias en cada momento para que el proyecto salga adelante con éxito. Es aquel que conoce todos los factores externos que puedan afectar al desarrollo del plan establecido. Además, gestiona los miembros del equipo y los motiva en todo el proceso, reduciendo riesgos y elevando las posibilidades de alcance de proyecto.

En definitiva, un gestor de proyectos deberá ser capaz de controlar y gestionar en todos los niveles un proyecto empresarial. Desde la primera fase de análisis e implantación hasta el desarrollo de la metodología y recursos necesarios para conseguirlo con éxito.

Habilidades

Ser un buen project manager implica capacidad de analizar, proyectar y organizar el entorno. Para conseguir todo lo anterior, es necesario desarrollar y trabajar ciertas cualidades:

• Liderazgo. El liderazgo se basa en la capacidad de una persona para organizar, motivar e influir en un grupo con el fin de conseguir objetivos específicos. Un project manager entonces, liderará un equipo entero, por lo que deberá saber en todo momento, qué hacer y cómo hacerlo. Tiene que motivar a la plantilla y estimularles constantemente.
• Capacidad de análisis y adaptación. El profesional también tiene que conocer su entorno. Entenderlo y adaptarse a sus cambios. La transformación digital en el mundo empresarial es constante, y un director de proyectos es el responsable de analizar y adaptar las acciones del plan si se ven alteradas por el entorno.
• Organización. Un experto en gestión de proyectos tiene que mantener un orden en la ejecución de las actuaciones establecidas en el plan. Planificar las pautas que harán que el proyecto sea un éxito. Por eso, una cualidad necesaria para el project manager es la organización.
• Habilidades tecnológicas. El mundo digital es cambiante y las nuevas tecnologías están cada día más asentadas en nuestro entorno empresarial. Por eso, un project manager deberá estar familiarizado con las novedades del mundo digital y las herramientas que facilitarán el trabajo.
• Comunicación. Para poder dirigir un equipo, trasladar la misión y coordinar todas sus labores, un director de proyecto ha de ser capaz de comunicarse adecuadamente. Tiene que conseguir que todos entiendan el sentido del proyecto y sepan sus funciones en todo momento. Crear canales que favorezcan la comunicación entre el personal, también será trabajo del project manager.
• Trabajo en equipo. Junto con la cualidad de liderazgo, un director de proyectos debe saber trabajar en equipo. Si es capaz de organizar y coordinar al grupo, deberá ser capaz de trabajar con ellos también. Además de motivarlos y hacerles sentir uno más.
• Mediación. En todo proyecto pueden surgir momentos de tensión, duda o inconvenientes. Por eso, el profesional deberá ser capaz de mediar y gestionar cualquier problema que desfavorezca el ambiente laboral y desarrollo del proyecto.
• Herramientas para métodos ágiles. Existen herramientas que facilitan el proceso y ayudan al project manager a ofrecer el máximo valor al proyecto. El conocimiento por parte del director de proyecto sobre estas herramientas es necesario para poder agilizar el éxito proyecto.

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