EDT en proyectos - Un arma mortal

La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS) es uno de los elementos más importantes en la gestión de proyectos. EDT nos permite definir y agrupar elementos de trabajo, favoreciendo la comunicación entre las partes interesadas y sirviendo de apoyo en la organización del alcance total del proyecto.  

Cuando definimos el alcance de proyecto, elaborar una estructura de desglose nos permitirá descomponer las tareas en pequeños componentes que identifican los entregables que generará el proyecto en sí.  

Qué es una estructura de desglose  

El Project Management Institute en su estándar  PMBook, identifica una EDT como una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo.  

Los gestores de proyectos utilizan EDTs para organizar y hacer un seguimiento de las tareas que deben realizarse antes de finalizar un proyecto. Una estructura de desglose suele comenzar con tareas de alto nivel y luego las desglosa en partes más pequeñas y manejables.  

Esto puede ayudar a los gestores de proyectos a entender mejor lo que hay que hacer y cuándo, así como a identificar cualquier riesgo potencial o área que pueda necesitar más atención. 

“La EDT muestra una estructura organizada de todo el esfuerzo que se requiere para completar el proyecto y debe estar orientada a los entregables del proyecto que son el resultado del esfuerzo y no el esfuerzo en sí” PMI  

Al ofrecer una visión general y clara de las tareas que deben completarse, las estructuras de descomposición garantizan que todo el equipo esté en la misma página y trabaje hacia el mismo objetivo. 

Si estás pensando en utilizar una EDT para un proyecto próximo, deberás tener en cuenta ciertos aspectos como la comprensión de los objetivos y el alcance del proyecto entre otros.  

Tipos  

Existen dos tipos de estructuras de desglose en la dirección de proyectos:  

• EDT basada en proyectos. Una estructura de desglose orientada a procesos nos indicará las partes del proyecto a través de fases, etapas o pasos.  

• EDT basada en entregables. Por otro lado, una estructura basada en informes significará que el proyecto se define a través de entregas.  

Como elaboramos una EDT  

El objetivo principal de la creación de una estructura de desglose es ayudar a los gestores y a los equipos a entender el trabajo que hay que hacer, asegurándose de que se tienen en cuenta todas las tareas necesarias. El desarrollo de una EDT suele comenzar con la identificación de los resultados del proyecto. 

Para conseguir formar una estructura de desglose debemos:  

• Identificar las etapas o fases de proyecto. Reconoce los objetivos principales para llegar al éxito del proyecto. Ten en cuenta el alcance y los riesgos a la hora de delimitar el proyecto.  

• Definir los entregables. ¿Qué tareas debemos realizar antes de finalizar un proyecto? En esta fase, debemos que tener en cuenta todas las entregas en una primera fase de descomposición. Te resultará más fácil dividirlos por relación o área. De esta manera podrás identificar en la siguiente etapa las subtareas necesarias.  

• Descomponer o desglosar las entregas. Divide las entregas en pequeñas tareas que se identifiquen como actividades, definición de fechas, costes y recursos necesarios para producir los entregables.  

• Definir los paquetes de trabajo. Asigna paquetes de trabajo al equipo para que todos entiendan con claridad las tareas correspondientes.  

Cada elemento dentro de una EDT deberá contener el alcance, tiempo, presupuesto y responsable.  

Regla del 100%  

Una de las bases más importantes en una estructura de desglose es la regla del 100%. Esta norma es uno de los principios más significativos que dirige el desarrollo, desglose y evaluación de un proyecto.   

La regla del 100% tal y como el PMI indica se define como: “Se establece que la EDT incluye el 100% de las obras definidas en el proyecto alcance y captura todos los entregables - interiores y exteriores, provisionales- en términos de la obra a realizar, incluyendo la gestión de proyectos” 

Esta norma, nos permite identificar de forma clara todos los aspectos de un proyecto. Desde el alcance, hasta el presupuesto, los recursos y el tiempo; favoreciendo su consecución.  

La importancia de crear EDT en proyectos  

La estructura de desglose se ha convertido en un arma letal en la gestión de proyectos. El project manager necesita nutrirse de la información descompuesta para conseguir elaborar todos los pasos de un proyecto.  

Beneficios  

La EDT es importante en la gestión de proyectos porque:  

• Ayuda a definir el alcance de un proyecto, sus entregas y tareas específicas.  

• Impide que se realicen excesivos cambios.  

• Mejora la planificación de entregas y tareas en un proyecto.  

• Mantiene al equipo en línea con el objetivo principal. 

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