El secreto mejor guardado para alcanzar el éxito en los proyectos

por Luis Balló Torres

¿De verdad crees que hay un secreto que permitirá, a quien lo posea, alcanzar el éxito en los proyectos? Si es así, bienvenido al mundo de los soñadores e idealistas que creen que los proyectos ayudan a cambiar el mundo. Y que perseveran para encontrarlo…

         La Historia

         Cuenta la leyenda sobre un joven Project Manager (PM) que se acababa de incorporar a la gestión de proyectos de una manera un tanto accidental. Como estaba sobradamente preparado, enseguida se dio cuenta que, si la falta de experiencia se cura con el tiempo, el criterio para tomar las decisiones adecuadas necesita ser trabajado. Y que la lógica y el sentido común son necesarios, pero nunca suficientes.

         Un día se cruzó con un experto en la materia, responsable de la Project Manager Office (PMO) de una gran empresa. Y atraído por la reputación de su sabiduría, decidió aproximarlo con la osadía de los que no tienen nada que perder. Y le pregunta: “¿cuál es el secreto del éxito de los proyectos?”. El experto le mira con esa mezcla de sorpresa y curiosidad que nos provoca lo inesperado y en lugar de seguir su camino, se acerca muy lentamente, para decirle con aire insigne y voz profunda: “el secreto consiste en ser efectivo, eficiente y eficaz”. Y tras una pausa interminable que añade dramatismo al momento añade: “cuando entiendas el significado de estas palabras estarás preparado para afrontar los mayores retos de la gestión de proyectos”. Ante el semblante desconcertado y pensativo de su interlocutor, vuelve a fiarse de ese sexto sentido que tantas veces le ha permitido anticiparse a los riesgos y decide acogerlo bajo su protección para guiarle a través de los proyectos.

         Al cabo de un tiempo de escuchar mucho y hablar poco, que por algo tenemos dos orejas pero sólo una boca, el joven PM vuelve a acercarse al maestro para comentarle los pormenores de tres proyectos en los que ha participado y evaluar si realmente habían alcanzado el éxito:

•     “En el primer proyecto utilizamos menos recursos de los planificados, pero las condiciones hicieron imposible completar todo el alcance acordado. Diría que trabajamos con eficiencia, pero no fuimos eficaces.

•     En el segundo conseguimos los resultados esperados, pero una vez realizada la transferencia y completado el cierre, supimos que el producto nunca se llegó a utilizar. Creo que fuimos eficaces, pero no efectivos.

•     El tercer proyecto acabó con retraso y sobre-coste, pero el producto final respondió a todas las expectativas y su lanzamiento en el mercado supero las previsiones de venta más optimistas. Es verdad que no fuimos eficientes, pero sí efectivos y eficaces.”

         En ese momento, el responsable de la PMO comprendió que la formación había acabado. El PM había aprendido que el éxito del proyecto pasa por alcanzar la meta (eficaz), utilizando y optimizando los medios más adecuados a su disposición (eficiente), pero que si no se resuelve el problema o se alcanza la oportunidad para la que el proyecto ha sido concebido (efectivo), el esfuerzo realizado ha sido en vano porque no ha aportado ningún valor.

         Y se dice que, a partir de entonces, cual arriero en el camino, se dedicó a divulgar este secreto entre todos los implicados con los que se encontraba. Y que, como le habían anticipado, dejaría el confort de los entornos conocidos para afrontar mayores retos y viajar a otros países donde los proyectos fueran más Volátiles, Inciertos, Complejos y Ambiguos (VICA). Pero esto ya forma parte de otra historia…

La moraleja

Efectivo, Eficiente y Eficaz son términos que se acostumbran a utilizar indistintamente en el lenguaje coloquial, pero que tienen significados diferentes. Utilizados con precisión, los podemos incorporar al meta-lenguaje de la gestión de proyectos con la finalidad de identificar procesos complejos y mejorar la comunicación. En este sentido y siguiendo la misma secuencia que va desde la idea hasta la consecución de la meta, la efectividad estaría ligada al Business Case o justificación empresarial del proyecto, que se define con anterioridad al Inicio; la eficiencia tiene que ver con la gestión que se realiza durante la Ejecución; y finalmente, la eficacia se relaciona con los resultados obtenidos y el Cierre final.