TIPS PARA SUPERAR LA AUDITORÍA PMP® CON ÉXITO

Cada vez más alumnos me comentan que no han superado con éxito la auditoría de la certificación PMP®. En algunos casos el comentario de la denegación ha sido que la experiencia descrita no era como director de proyectos, que la experiencia no contemplaba todos los grupos de procesos o que simplemente no se describe cómo se gestionó el proyecto.

La verdad es que paulatinamente el PMI ha ido modificando el requisito de las 4.500 horas de experiencia como director de proyectos a experiencia en buenas prácticas como director de proyectos. Con lo que ya no es suficiente con demostrar que se han gestionado proyectos, sino que además se debe demostrar que esta gestión ha sido con las buenas prácticas que se describen en el PMBOK®.

Por lo que la única forma de superar con éxito la auditoría de la certificación PMP es preparar adecuadamente la inscripción siguiendo las propias recomendaciones del PMI (Things to Consider When Applying) y teniendo en cuenta toda una serie adicional que se detallan a continuación.

Verificar toda la información: es una obviedad pero a veces por ser lo más obvio nos olvidamos de ello. Durante la entrada de los datos de la inscripción siempre hay que pensar en la posibilidad que nos auditen y por lo tanto confirmar todos los datos de la inscripción. Pues en ningún caso el PMI nos vas a permitir realizar cambios. Los datos que se deben verificar son:

• Disponer del título de los estudios universitarios y del certificado de la formación en la dirección de proyectos.
• Coincidencia de las fechas de la inscripción con las del título y del certificado.
• Confirmar con el validador su disponibilidad en aparecer con tal en la inscripción y su voluntad en firmar la experiencia profesional en el caso de auditoría. Aunque la firma de los documentos no compromete a nada, siempre es mejor pedirlo con anterioridad a la auditoría para evitar sorpresas de última hora.

Sentido común en las horas de la experiencia profesional: durante el proceso de inscripción se confirman los requisitos básicos que se demandan (mínimo de horas, mínimo de tiempo, horas en todos los grupos de procesos). Pero hay otros datos a tener en cuenta aunque no sean requisitos del PMI como por ejemplo: el cómputo de horas anuales y el cómputo de horas mensuales. Se recomienda tener en cuenta no superar un total de horas anuales superior a 1.800 horas y que el total de horas mensuales no sea superior a 180 horas.

Buenas prácticas de la gestión de proyectos: este es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta, pues aunque no se pide que la experiencia profesional sea aplicando las buenas prácticas de la gestión de proyectos, sí resulta indispensable demostrarlo en la descripción de cada uno de los proyectos. El PMI recomienda que la descripción de la experiencia profesional se redacte de la siguiente forma (Application Tips):

• Propósito: una descripción breve y concisa sobre lo que se quiere lograr con la ejecución del proyecto.
• Entregables: listado de los entregables de la gestión del proyecto, agrupados por grupos de procesos y con la inicial del grupo al inicio.
• Resultados: una descripción de las principales salidas del proyecto.
• Rol: describir las principales actividades realizadas como director del proyecto.

Las recomendaciones adicionales en cada uno de los apartados son:

Propósito: en la descripción del propósito debe quedar muy claro que se trata de un proyecto. Mejor no incluir palabras como conjunto de proyectos, programa, portafolio, parte de una proyecto, sub proyecto . . .

Entregables: es en este apartado donde se debe demostrar la aplicación de las buenas prácticas, con el listado de los entregables de la gestión del proyecto. Los entregables deben estar:

• Agrupados por grupos de procesos, los entregables deben estar agrupados por grupos de procesos y con la inicial al inicio. Por ejemplo: IN Project Carter, Stakeholder Register, PL . . . .
• Coincidencia entre las horas dedicadas a cada uno de los grupos de procesos y los entregables. Por ejemplo: si hay horas de inicio debe haber entregables de inicio.
• Coherencia entre la cantidad de horas y los entregables. Por ejemplo: 100 horas de inicio para solo generar y mantener el acta de constitución sería un poco exagerado.

Resultados: en este apartado deben quedar claro los resultados (entregables de producto) que se obtienen con la realización del proyecto.

Rol: se debe describir el trabajo que se ha realizado como director del proyecto, no el trabajo que ha realizado el trabajo. Así como debe haber una vinculación entre las actividades que se describen y los entregables del proyecto. Por ejemplo si la principal actividad es gestionar el compromiso de los interesados como entregables debería incluirse el registro de interesados, el registro de incidentes . . .

La descripción debe ser en inglés y aunque no es indispensable sí es recomendable utilizar la terminología del PMBOK®.

Información veraz: la última recomendación es que la información sea veraz, esta es la mejor forma para no incurrir en errores, y que todo sea coherente.

Espero que les sean de ayuda las recomendaciones y recuerden que si les han auditado una vez les van a volver a auditar por segunda vez. Por lo que si no tuvieron en cuenta las recomendaciones para la primera vez, sí para la segunda.

Un saludo a todos y ánimos con la certificación.

Elisabet Duocastella Pla, PMP