Las 5 fases del project management según el PMI

Si logras comprender el ciclo de vida de la gestión de proyectos, podrás implementar mejores procesos. Pero ¿Por qué son tan importantes estas cinco fases? 

El Project Management Institute (PMI) define este modelo en su Guía PMBOK, el punto de referencia para los profesionales que buscan aumentar sus conocimientos y habilidades en el área del project management. 

¿Quieres saber cómo implementar con éxito las 5 fases de un proyecto? ¡Sigue leyendo! 

PMBOK | La guía definitiva en la gestión de proyectos 

La gestión de proyectos se enfrenta a un panorama dinámico marcado por la creciente complejidad de los proyectos, la aceleración del ritmo de cambio y la necesidad de una mayor agilidad y adaptación. 

En este contexto, el PMI juega un papel fundamental como líder global en su profesionalización. La organización, reconoce la necesidad de una actualización constante para reflejar los cambios en el entorno empresarial. En este sentido, el PMI actualiza constantemente la Guía del PMBOK, incorporando nuevas tendencias y prácticas relevantes para la gestión de proyectos del siglo XXI. 

El PMI también ofrece una amplia gama de recursos y herramientas para ayudar a los profesionales de la gestión de proyectos a mantenerse actualizados y desarrollar sus habilidades. 

1. Fase | Inicio del proyecto 

La fase de inicio es el punto de partida de un proyecto, donde se define el objetivo, se identifican las necesidades del cliente y se establece un plan preliminar. También se identifican los stakeholders y se define el alcance del proyecto. Es el momento de definir la visión general del proyecto y cómo se alinea con las metas estratégicas de la organización. 

Durante esta fase, es crucial establecer una visión clara del proyecto y asegurarse de que todas las partes interesadas estén alineadas en cuanto a sus objetivos y expectativas. También es importante establecer un equipo de trabajo y asignar roles y responsabilidades.  

El resultado de esta fase es la aprobación del proyecto por parte de los stakeholders y la creación de un documento de inicio de proyecto (Project Charter) que contenga los objetivos, el alcance, los entregables y el presupuesto preliminar del proyecto. 

Entregables claves: 

• Documento de inicio del proyecto 

• Estudio de viabilidad 

• Registro de interesados 

2. Fase | Planificación 

Una vez que el proyecto se ha aprobado y se ha establecido una base sólida en la fase de inicio, es hora de planificar los detalles del proyecto. Durante esta fase, se desarrolla un plan detallado para guiar la ejecución del proyecto. Este plan se convierte en una hoja de ruta que detalla cada paso necesario para alcanzar los objetivos del proyecto. 

El plan de proyecto debe incluir un cronograma, un presupuesto detallado, un plan de gestión de riesgos y un plan de comunicación. También se deben identificar los recursos necesarios y asignarlos a tareas específicas. La definición de hitos y la asignación de plazos realistas y alcanzables son esenciales para mantener el proyecto en curso. 

La fase de planificación también implica a todas las partes interesadas y se centra en obtener la aprobación del plan antes de avanzar a la siguiente fase.  

Entregables claves: 

• Plan de gestión del proyecto 

• Cronograma 

• Presupuesto 

• Plan de comunicación 

• Plan de gestión de riesgos 

3. Fase | Ejecución 

En la fase de ejecución, se lleva a cabo el trabajo planificado en la fase anterior. Es la etapa donde la planificación se convierte en acción y los resultados comienzan a tomar forma. Durante esta fase, el equipo del proyecto trabaja en estrecha colaboración para completar las tareas y entregar los entregables del proyecto.  

El project mánager juega un papel clave en esta fase, asegurándose de que el equipo esté en camino y resolviendo cualquier problema que surja. También es importante mantener una comunicación clara y constante con todas las partes interesadas para garantizar que el proyecto esté avanzando según lo planeado. La ejecución eficaz requiere una gestión flexible y adaptativa para enfrentar los desafíos que surgen. 

Entregables claves: 

• Productos o servicios del proyecto 

• Informes de estado 

• Actualizaciones del plan 

4. Fase | Monitoreo y control 

Durante la fase de monitoreo y control, el project manager supervisa y controla el progreso del proyecto para asegurarse de que se esté avanzando según lo planeado. Esta fase también implica la identificación y resolución de problemas y riesgos en tiempo real. Es una etapa continua que se solapa con la ejecución y requiere una revisión constante de las métricas del proyecto. 

El project manager debe comparar el progreso real con el plan de proyecto y realizar ajustes si es necesario. También se deben realizar informes periódicos a las partes interesadas para mantenerlos informados sobre el progreso del proyecto. La transparencia en el seguimiento y la rendición de cuentas son vitales para mantener la confianza de los stakeholders. 

Entregables claves: 

• Informes de rendimiento 

• Análisis de desviaciones 

• Actualizaciones del plan 

5. Fase final del ciclo | Cierre 

La fase final del ciclo de vida del proyecto es el cierre. Durante esta fase, se entrega el producto final al cliente y se realiza una revisión del proyecto para identificar lecciones aprendidas y áreas de mejora. Es momento de evaluar los resultados del proyecto en comparación con los objetivos iniciales. 

Entregables claves: 

• Producto o servicio final 

• Informe de lecciones aprendidas 

• Documentación de cierre del proyecto 

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Además, tras graduarte podrás acceder a la certificación internacional PMP (Project Management Professional). La Salle-URL es la primera y única universidad en España que cuenta con la acreditación del Global Accreditation Center del PMI. 

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