Lean management - ¿Cómo optimizar proyectos con éxito?

Seguro que no es la primera vez que escuchas sobre la metodología Lean Management y su enfoque práctico en la organización y mejora continua de proyectos.  

Con este post profundizarás en los principios Lean y en sus características para definir, mapear, crear y mejorar con cada proyecto.  

¿Qué es Lean Management?  

Lean management es un sistema de gestión que se enfoca en la mejora de procesos y en la identificación y eliminación de desperdicios a través de pequeños cambios que optimizan la eficiencia de cualquier proyecto. 

El sistema se puede utilizar para desarrollar productos y servicios, administrar el inventario y las operaciones, obtener una mayor eficiencia en la producción, simplificar la logística y producir la entrega justo a tiempo. 

¿Qué significa esto? 

El objetivo del lean management es crear productos que los clientes quieran y que satisfagan sus necesidades. Una perspectiva de trabajo que, mediante pequeñas tareas, reduce excesos y crea productos valiosos que garantizan el éxito al cliente.  

Origen  

El origen de esta metodología se remonta a los años 40, cuando, la empresa de fabricación de automóviles Toyota describe sus sistemas de producción “just in time”. Este método se basaba en el control de riesgos/problemas que pudieran frenar la producción, buscando el éxito de sus proyectos y minimizando los excesos. El modelo “just in time” tiene como objetivo principal producir la cantidad requerida en el momento de la demanda.  

Este modelo permite controlar el proceso de producción y compra por completo.  

Toyota integró círculos de calidad o grupos de trabajadores en los que debatían formas de mejora en el lugar de trabajo; multiplicando la efectividad empresarial y de producción.  

Un nuevo enfoque en la cadena de producción que hoy en día, miles de empresas utilizan como método principal y que se ha extendido a todo el mundo.  

Lean es una herramienta de gestión eficaz que puede ayudarte a liderar proyectos de manera eficiente.  La metodología está diseñada para reunir al equipo del proyecto y a las partes interesadas para identificar brechas y oportunidades de mejora en términos de costo y tiempo, reduciendo así el riesgo y maximizando el retorno de su inversión.  

Concepto Lean  

Existen aspectos que definen de una forma precisa el concepto de Lean Management en el ámbito empresarial:  

• Efectividad - Cuando una organización desarrolla el Lean Manufacturing, se centra en satisfacer las expectativas de sus clientes. 

• Eficiencia - El máximo nivel de eficiencia se consigue utilizando los recursos adecuados y mejorando los procesos para eliminar lo que no aporta valor. A través de esta metodología se reducen drásticamente los excesos y aumenta la eficacia del proyecto.  

• Innovación - Lean managmenet fomenta una cultura innovadora. Esto es, aquella en la que los empleados son capaces de identificar los problemas y resolverlos, y en la que hay un liderazgo comprometido con la mejora continua de los procesos en un proyecto.  

Principios Lean – Los 5 fantásticos  

Los cinco principios de la gestión de proyectos Lean sirven como pasos para alcanzar la perfección en la satisfacción del cliente. El uso de estos cinco pasos aumentará sus posibilidades de reducir los "residuos" de producción, mantenerse dentro del alcance del proyecto y cumplir los criterios críticos de éxito. 

1. Definir - Identificar el valor de su producto es el principio clave de la gestión ajustada de proyectos. Conocer las necesidades del cliente en esta primera aproximación, será el punto de partida para implementar una metodología Lean. En este punto, debemos tener en cuenta las partes interesadas. La parte interesada interna será la encargada de supervisar el desarrollo, mientras que la parte externa o cliente será el afectado por la calidad del resultado del proyecto. 

2. Mapear - En este estadio, el objetivo es adoptar el valor del cliente como base de referencia y determinar las etapas que conducen al éxito. Aquellas etapas que no supongan un elemento de valor serán consideradas residuos. Si se reducen y eliminan los pasos o procesos residuales, se garantiza que los clientes reciban exactamente lo que quieren y, al mismo tiempo, se reduce el coste de producción de ese producto o servicio. 

3. Crear flujo - A lo largo de esta etapa, se reformulará el plan de gestión del proyecto para aumentar su eficacia. Se eliminarán los "residuos" identificados en el segundo paso desglosando cada etapa del desarrollo del producto y reconfigurando los pasos según sea necesario. Utilizar los hitos del proyecto como puntos de referencia nos asegura que no se generan nuevos "residuos" a medida que avanza el proyecto. 

4. Sistema pull - El uso de un sistema pull (o de extracción) permite integrar los trabajos en el proceso de producción a medida que avanzan con tareas de etapas diferentes. Este concepto surgió con la idea del sistema de inventario just in time de Toyota. 

5. Mejora continua – El quinto principio Lean se centra en aplicar mejoras continuas dentro del flujo de trabajo. Al tratarse de un proceso iterativo, la gestión de proyectos Lean permite integrar mejoras durante todo el proceso y la hoja de ruta del proyecto.  

Beneficios e importancia  

Los beneficios que nos ofrece la metodología Lean management son, entre otros, la eficacia, eficiencia e innovación que permite aplicar en sus proyectos. Además de estos tres grandes beneficios, encontramos:  

• Reducción de residuos 

• Aumenta la atención al cliente 

• Aumenta el control de calidad 

• Mejora los plazos de ejecución 

• Reducción de gastos 

• Aumenta la consistencia en el proyecto 

Lean management, una habilidad demandada 

Los estudios relacionados con la gestión de proyectos no dejan de crecer. Las diferentes metodologías aplicables en la hoja de ruta de proyectos para gestionar, ejecutar y evaluar requieren profesionales capaces de adaptar estas nuevas circunstancias al ámbito empresarial.  

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