Dirigir programas en un mundo cambiante
Recientemente asistí a una conferencia vía audio/Webex impartida por LeRoy Ward, Executive VP en ESI. Se titulaba “Managing and Saving Programmes in a Changing World”.
No pude ver quién más asistió a la convocatoria (aparte de los presentadores) y yo me conecté un poco tarde, así que me supo mal pensar que habían empezado la presentación sin nadie que les escuchara. Al final de la conferencia hubo varias preguntas de otras personas, así que deduzco que se trataba más bien de una medida para proteger la privacidad de los participantes, y no de que no hubiera nadie dispuesto a aprender sobre dirección de programas.
No fue una revelación – el modo en que ESI aborda la dirección de programas en un mundo cambiante iba a ser obviamente bueno en lo esencial – pero sí una buena sesión de revisión y un recordatorio de las diferencias entre proyectos y programas.
La presentación se dividía en dos partes: dirigir programas y su complejidad, y cómo salvar un programa que presenta dificultades. Este artículo se centra en la primera parte de la presentación: dirigir programas.
A veces, dirigir es ya suficientemente difícil con un solo sponsor. No obstante, en dirección de programas es más común tener varios sponsors en vez de uno solo, especialmente en programas complejos y de gran envergadura. Ward subrayó algunas características del patrocinio de programas:
- El sponsor necesita conocimientos más amplios de los proyectos y las áreas de negocio afectadas por el programa.
- El programa requiere más recursos, por tanto el sponsor necesita acceso a estos recursos para garantizar que estarán disponibles para ti.
- El patrocinio múltiple implica a sponsors de distintas áreas de negocio y esto puede crear conflictos.
En un mundo ideal, un sponsor de programa debería ser alguien con nociones de procesos de negocio, capaz de manejar recursos con eficacia y de ayudar a la hora de gestionar y asegurar la financiación.
Además de un sponsor de programa y un director de programa, el equipo de gestión del programa puede incluir un gestor de cambios, un analista de negocio, un gestor de riesgo y un director financiero.
Parte imprescindible de una dirección de programas eficaz es una gestión de cambios eficaz. La clave de la gestión de cambios es transformar la necesidad de cambio en una visión convincente de la situación que está por venir. Para esto es clave entender el entorno y la cultura, de modo que puedas enunciar los mensajes de una manera apropiada.
Ward sugirió aplicar un sistema de “hitos de aprendizaje”, con el cual creo que se refería a revisar regularmente el progreso hasta la fecha, haciendo ajustes y cambiando tu enfoque para hacer las cosas mejor. Yo añadiría que además hay que revisar si los cambios que haces se mantienen.
Ward habló también sobre cómo escoger con sabiduría a los miembros clave del equipo de programa – que alguien crea que entiende sobre gestión de cambios no significa necesariamente que así sea. Aparentemente la gestión del cambio es una disciplina profesional de pleno derecho. No lo discuto, pero ya me gustaría estar en un programa en el que pudiera contratar a un gestor de cambios profesional y a toda esas otras personas para ocuparse en exclusiva y a tiempo completo del riesgo, las finanzas y el análisis. Según mi experiencia, es mucho más habitual que la gente se reparta el trabajo como buenamente pueda y haga lo necesario para alcanzar la meta final, sin extravagantes títulos profesionales que diferencien su papel del de otras personas.
Ward añadió que para construir un compromiso total de la organización con el cambio necesitas reconocer el impacto que ocasionará en las personas. Dijo que necesitas ofrecer a la gente empatía, no simpatía. La gente quiere se la escuche más de lo que se le habla. Yo he tenido reuniones tipo “pleno de ayuntamiento” alguna vez, especialmente para grupos de nuevos empleados, pero consumen mucho tiempo. De todos modos, la gestión de stakeholders y la política de proyectos siempre consumen mucho tiempo, pero es necesario hacerla para engrasar los engranajes.
La semana que viene os contaré cómo empieza a fallar un programa y cuáles son los principales problemas a los que se enfrenta un equipo cuando intenta darle la vuelta a la situación. Después podréis leer los 5 pasos que propone Ward para salvar programas conflictivos.