La importancia de la gestión de riesgos

El desconocimiento de los riesgos de un proyecto conlleva a una toma de decisiones desacertadas provocando desviaciones de proyecto que muchas veces impacta en su finalización. 

Cuando nos embarcamos en un proyecto, además de valorar la hoja de ruta y los factores que nos lleven al éxito, tenemos que preguntarnos también por las causas que pudieran retrasar o suponer un riesgo potencial en el proyecto.  

Un project mánager necesita controlar todos los aspectos que puedan entorpecer el proyecto; por eso hoy, hablaremos sobre la gestión de riesgos y los procesos de control que se necesitan a la hora de empezar cualquier proyecto.  

RISK MANAGEMENT ¿QUÉ ES?  

El project manager debe gestionar todos los aspectos que puedan desviar el desarrollo de un proyecto.  

Ahora bien, ¿cómo prepara un project manager las pautas para la organización y planteamiento de un proyecto? Hay que tener en cuenta, que las complicaciones pueden afectar de manera considerable el progreso de cualquier plan.   

Dentro del contexto del project management, decimos que la gestión de riesgos es aquella área en la que se analiza y consideran los factores de riesgo que pueden encontrarse dentro de los objetivos de un proyecto. Por esto, hay que entender la gestión de riesgos como una preparación de aquellas incógnitas que puedan dificultar la vida de un proyecto.  

La gestión de riesgos ayuda a planear y organizar mejor el ciclo de vida de un proyecto. Si el project manager cuenta con los factores de riesgo que puedan afectar al proyecto, podrá planear y elaborar un plan de riesgos que acompañe a la hoja de ruta del proyecto y gestionar así, las tareas, el presupuesto y el rendimiento de los miembros del equipo.  

Por eso, la gestión de riesgos es tan importante dentro de la dirección de proyectos. Poder identificar estos riesgos, facilitará la trayectoria del proyecto y lo impulsará para que no se encuentre ningún inconveniente.  

IDENTIFICA LOS RIESGOS   

Cuando el project manager prepara la hoja de ruta de un proyecto, identificará principalmente dos tipos de riesgos. Estos riesgos podrán afectar de manera negativa al proyecto, por eso, el manager se encargará de evitar que estos afecten a los objetivos del proyecto.  

El Project Management Institute (PMI) reconoce estos riesgos como:   

Riesgos comerciales: se refiere a los riesgos que suponen un problema de carácter comercial. Los riesgos comerciales afectarán directamente a los propósitos u objetivos de una organización. Los gerentes/managers buscarán la solución a aquellos riesgos que puedan suponer un problema para las ventas y ganancias de la empresa. 

Riesgos puros o asegurables: son riesgos empresariales que no suponen una pérdida de beneficios, sino un riesgo de pérdidas en la organización. Este tipo de riesgos puede afectar gravemente al funcionamiento y al personal de la empresa. Entre los riesgos puros o asegurables encontramos cuatro problemas potenciales:   

• Daño directo a la propiedad  

• Pérdidas indirectas (stakeholders, proveedores, etc.)   

• Riesgos de responsabilidad legal  

• Riesgos de responsabilidad personal  

Existen otros factores que puedan suponer un problema para el proyecto, como la comunicación, la gestión de equipos y los tiempos y presupuesto. Estos elementos pueden convertirse en riesgos si no se lleva una buena hoja de ruta en el proyecto.  

Cada proyecto tiene sus propios riesgos, será trabajo del project manager, aliar a todo el equipo con los riesgos, para que los daños sean siempre los menores posibles.  

PROCESOS EN LA GESTIÓN DE RIESGOS  

Los elementos principales en los que funciona y se trabaja la gestión de riesgos son:   

Identificar  

El primer paso para crear una buena agenda y hoja de ruta. Identificar los puntos en los que el proyecto puede sufrir incidencias. La identificación de riesgos es un proceso continuo que se modifica en cada proyecto o cada proceso del proyecto para descubrir contingencias futuras.  

Evaluar  

Una vez identificados los riesgos y establecida la hoja de proyecto, habrá que evaluar los riesgos cualitativa y cuantitativamente. El análisis cualitativo se centrará en priorizar los riesgos reconocidos, analizando su impacto.  

El análisis cuantitativo de riesgos se encarga de numerar el resultado que los riesgos puedan suponer en los objetivos generales del proyecto y la organización. De esta forma se fortalece la toma de decisiones para la actuación de los riesgos.  

Planificar 

Una vez realizado el análisis cualitativo y cuantitativo el project manager podrá empezar a planificar las acciones que reduzcan las posibilidades de sufrir riesgos en el proyecto. En este punto, el manager también dirigirá al equipo y a las personas para controlar dichas acciones.  

Las respuestas a los riesgos deben estar medidas para que se puedan cumplir en el tiempo, presupuesto y entre las partes interesadas.  

Controlar  

Una vez se han aplicado las respuestas a los riesgos, será necesario controlarlas para comprobar si se ha calculado correctamente y también para identificar futuros riesgos que puedan suponer un problema para el proyecto o para alcanzar los objetivos de la organización.  

LOS RIESGOS Y EL PROJECT MANAGER  

Encontrar los disparadores que avisen de riesgos futuros y encaminarlos hacia el éxito será tarea del project mánager. El pensamiento integrador es también una característica habitual en los managers de proyectos. Poder identificar y resolver riesgos de forma coherente, generando nuevas respuestas es la diferencia entre un pensamiento convencional y uno integrador.   

Los project managers necesitan mantener la calma incluso en los momentos de riesgo, por eso deben determinar, visualizar y lograr soluciones de la forma más integradora posible. La finalidad de la gestión de riesgos y la principal misión del mánager será identificar, analizar, determinar y controlar las acciones de un proyecto para evitar desviaciones y contribuir al éxito de éste.  

La capacidad de algunos project managers para reconocer los riesgos antes de que ocurran se denomina cisne negro. Se entiende como cisne negro aquel riesgo potencial difícil de predecir y posiblemente costoso para el proyecto.  

Es por ello, que un project  manager deberá ser consciente del peligro y centrar las actividades de manera que generen resultados positivos y ganancias en el proyecto. La dirección de proyectos es un área que se expande cada día más, y, desde La Salle URL contamos con una amplia experiencia en gestión de proyectos. Descubre los estudios en Dirección de proyectos y conviértete en el project mánager que siempre has soñado.