Teletrabajo y COVID-19: 5 claves para la gestión de equipos virtuales
Teletrabajo y COVID-19: 5 claves para la gestión de equipos virtuales
Laurentiu Neamtu, Director del área de Project Management en La Salle-URL
Aunque los equipos virtuales ya son una realidad en el lugar de trabajo, la actual crisis del “coronavirus” ha fortalecido el teletrabajo como alternativa a la versión presencial. De hecho, muchos expertos prevén que el momento de crisis actual dé un empuje decisivo en la forma en que operamos, convirtiéndose el “trabajador remoto” en un activo valioso para la mayoría de las empresas.
La clave está en la capacidad que tengan dichas empresas para aprovechar de manera rentable un grupo amplio de talentos que se encuentran distribuidos en diversas ubicaciones físicas.
Lo más probable es que todo Project Manager (PM) con un mínimo de experiencia se haya encontrado en la situación de que algunos de los miembros de un proyecto, o incluso todos, estaban ubicados de forma remota. Ante estas situaciones, surgen dudas legítimas sobre qué tiene esto de diferente, y si hay consideraciones especiales o se asumen riesgos adicionales en comparación con la gestión de equipos co-ubicados.
Hay que dejar claro desde el principio que trabajar con equipos virtuales no es algo trivial, ni para todas las personas ni para todas las organizaciones. El trabajador remoto es más propenso a sufrir sentimientos de aislamiento social, necesita tener una capacidad de autogestión superior y tiene que saber enfocar sus esfuerzos de una manera particular. Por eso, para la gestión efectiva de los miembros de su equipo de proyecto virtual, el PM necesita conocer y comprender una serie de elementos básicos.
La mayoría de expertos en el tema coinciden y hacen hincapié en 5 aspectos principales que resumiremos a continuación:
1) Metas claras y objetivos S.M.A.R.T.
2) Motivación activa
3) Comunicación continua
4) Evaluación frecuente de la efectividad comunicativa remota
5) Uso eficiente de las herramientas colaborativas.
1) Metas claras y objetivos S.M.A.R.T.:
Establecer metas claras y objetivos S.M.A.R.T. (eSpecíficos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, a Tiempo) es algo esencial en cualquier proyecto, sobre todo cuando una parte del equipo es virtual. Como el trabajador remoto no puede contactar físicamente para hacer preguntas aclaratorias o asistir a reuniones de enfoque de equipo, las directrices de trabajo tienen que estar muy bien formuladas. Además, conviene dar una definición clara de cómo las contribuciones de cada miembro virtual se alinean con los objetivos. Una recomendación sería agregar la lista de objetivos del equipo del proyecto en la primera página de la web del proyecto (que, por cierto, es lo primero que hay que crear).
2) Motivación activa de las personas:
Cualquier sentimiento de aislamiento y desconexión tiene una correlación directa con la motivación del trabajador remoto. A veces es posible perderle de vista, lo que significa menos enfoque en el proyecto. El PM debe buscar formas de mantener comprometidos y motivados durante todo el proyecto a los trabajadores remotos.
Se recomiendan llamadas telefónicas regulares, combinadas con reuniones web. Se pueden usar las mismas buenas prácticas de motivación que para el equipo presencial, pero se tiene que hacer un ajuste de estilo para el "espacio virtual". Algunas recomendaciones pasan por agregar fotos del equipo en la web del proyecto (esto genera una mejora del sentimiento de pertenencia e inclusión en el proyecto), usar videoconferencias siempre que sea posible (aunque hay que considerar la necesidad de presupuesto para ello, ya que son más caras que las llamadas telefónicas) y realizar "almuerzos/cafés virtuales en equipo" para comentar lecciones aprendidas y actualizaciones. Finalmente, se recomienda reservar un hueco para celebrar los éxitos y otros hitos importantes del proyecto, de forma presencial si el tiempo y la situación lo permiten.
3) Comunicación continua:
Es conocido que 80-90% del tiempo de gestión de un proyecto se dedica a la comunicación, hecho que se mantiene también para los proyectos con equipos virtuales. La diferencia es que el PM debe comprender las necesidades de comunicación específicas de los trabajadores remotos, así como su propio estilo de comunicación.
Además de con una reunión inicial presencial (muy recomendable, si es posible), los trabajadores del equipo virtual están conectados entre sí a través de formas electrónicas de comunicación (correo electrónico, mensajería instantánea, llamadas en conferencia, videoconferencias, etc.).
Las restricciones propias de estar conectados por un medio de comunicación virtual pueden poner en riesgo el desempeño del proyecto. Para mitigar este riesgo, el PM debe comprender la importancia de seleccionar el medio de comunicación apropiado para cada mensaje. En este sentido, además, el PM tiene que ser muy sensible ante las diferencias culturales, si su equipo es multinacional, porque las diferentes culturas pueden preferir diferentes medios de comunicación.
Hay expertos que consideran que la videollamada es un elemento clave para que los equipos se mantengan conectados en situaciones de aislamiento social forzado, como es el caso actual. En todo caso, la videoconferencia se justifica en los momentos significativos, como el logro de un hito. Hay que tener en cuenta que, a través de la videoconferencia, se puede detectar el lenguaje corporal, tanto el positivo como el negativo, algo en lo que es importante fijarse para comprender el estado del trabajador remoto en un contexto en el que no hay convivencia física.
El PM también debe estar atento en las llamadas telefónicas convencionales, prestando atención al tono de voz que se utiliza y siendo perceptivo ante cualquier signo de descontento o frustración, además de pistas que pueden indicar si el trabajador remoto está distraído, como el sonido del teclado.
Para asegurarse de que las personas están prestando atención, todas estas interacciones deben tener un formato lo más interactivo posible para que, así, los participantes no se despisten.
4) Evaluación frecuente de la efectividad comunicativa remota:
El acuerdo de trabajo virtual no siempre resulta adecuado para todos. Cada persona trabaja de manera diferente, tiene un estilo de trabajo diferente y diferente grado de comodidad en el uso de la tecnología. Para gestionar de manera efectiva las comunicaciones con un equipo virtual, el PM debe evaluar el nivel de comodidad y voluntad de cada persona para estar en un entorno virtual, y, como se apuntaba en parte en el punto anterior, prestar atención a cualquier comportamiento que pueda indicar que un trabajador del equipo virtual sufre "desconexión".
En estas situaciones se tiene que evaluar el problema, comentar el tema con el miembro del equipo, y estar luego preparado para implementar las acciones apropiadas para superar la situación.
5) Uso eficiente de las herramientas colaborativas:
Es un tema que por sí mismo puede dar lugar a amplias consideraciones y comentarios, pero lo que está claro es que un trabajador remoto necesita tener los medios para trabajar de manera efectiva en un proyecto virtual.
Algunos de los requisitos serían los teléfonos con capacidad de conferencia, espacios de reunión web en línea, un reloj de tiempo global (si el equipo es global) y ordenadores o dispositivos móviles con capacidad para trabajar en remoto. El PM debe asegurarse tanto de que el software que usa cada uno de los miembros de su equipo sea compatible (especialmente si trabajan para diferentes organizaciones) como de que los miembros del equipo estén capacitados y se sientan cómodos usando dichas tecnologías.
Estas son algunas de las herramientas y plataformas más utilizadas por los equipos virtuales:
• Videoconferencia: Zoom, Hangouts, MSTeams/Skype, Loom, Join.Me, Discord, WebEx, Bluejeans
• Chat: WhatsApp, Mattermost, Slack, Chanty, GChat, Teams
• Whiteboarding y brainstorming: GroupMap, Cardboard, Miro, Mural, Stormboard, Confluence
• Reuniones standup: Standuply, Jell, iDoneThis, Standups, Standup Bot
• Retrospectivas: FunRetro, Remoteretro, Retrium, TeamRetro, Scatterspoke, Reetro, Google Sheets, Confluence, Trello
• Gestión de tareas: Jira, Basecamp, Trello, Asana, InVision, Notion, Pivotal Tracker
Como conclusión, se puede decir que, en realidad, la gestión de un equipo de proyecto virtual requiere muchas de las mismas competencias básicas que para gestionar un equipo presencial, pero tiene el elemento adicional de ser altamente sensible a los estilos de comunicación y requerir que se garantiza que se usen estilos apropiados según la ocasión.
El PM debe evaluar su propia capacidad de ser un trabajador remoto, además de poder evaluar a los miembros de su equipo. Cuando la comunicación del proyecto funciona bien, sea remoto o no, se puede lograr un trabajo en equipo de alto rendimiento.