Guía sobre Project Management: todo lo que necesitas saber
En este post recopilamos las respuestas a las preguntas más frecuentes relacionadas con el mundo del Project Management. ¿Qué es el project management? ¿Cómo ayuda la dirección de proyectos? ¿A qué se dedica un project manager? ¿Qué necesitamos para convertirnos en gestor de proyectos? ¿Cómo entregamos valor a través de proyectos? ¿Qué es la economía de proyectos?
Para entender la función, los objetivos y los beneficios que nos proporciona la gestión de proyectos, primero debemos entender qué es un proyecto.
¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que desarrolla componentes únicos y que engloba la planificación, elaboración y ejecución de una serie de acciones o tareas con un objetivo concreto. Dichos objetivos deben estar alineados con las necesidades del usuario final, y se definen para conseguir “x” propósitos dentro de una organización. Para ello, se establecen proyectos que determinarán la hoja de ruta y ofrecerán valor a las personas.
¿Qué es el Project Management?
La organización o el management se encarga de estructurar y elaborar la misión de una empresa. Planear, organizar, ejecutar y controlar. Estos pilares son los cimientos del project management y las habilidades que cualquier director de proyectos contempla. El desarrollo tecnológico ha aumentado considerablemente en los últimos años. Por eso, la gestión de proyectos incluye ahora las habilidades digitales como un factor determinante para dirigir un plan.
Y, ¿por qué estas bases? Planear la hoja de ruta marcará las decisiones que se tomen a lo largo del proyecto. Organizar y coordinar a un equipo para que se cumplan las acciones establecidas mejorará el rendimiento empresarial. Ejecutar dichas labores y controlar los resultados ayudará a concluir el proyecto obteniendo las mejores soluciones y una visión de futuro bien definida. Una empresa necesita estar tecnológicamente al día, por eso, las habilidades digitales son imprescindibles para agilizar la hoja de ruta de cualquier proyecto.
La intención y finalidad, por lo tanto, del project management será conseguir la unión entre la empresa y el cliente para la correcta ejecución de los proyectos. Además de eso, un project manager coordina a todo un equipo de personas que desempeñan una o varias funciones a lo largo del proyecto.
Existen tres preguntas que cualquier project manager debe hacerse antes de comenzar un proyecto. Respondiendo a estas preguntas, conoceremos la raíz del proyecto (su razón de ser), la metodología que seguiremos para conseguir los objetivos y el timing necesario para lograrlo con éxito.
¿Qué debo hacer?
¿Cómo debo hacerlo?
¿Cuándo debo hacerlo?
El Project Management Institute (PMI) se encarga desde hace años, de unir a grandes profesionales de la dirección de proyectos. Se trata de una asociación sin ánimo de lucro que promueve el estudio, investigación y promoción del project management. El PMI también cuenta con las certificaciones más reconocidas del mundo de la dirección de proyectos y programas.
El project management es una especialidad que no deja de crecer. La gestión de proyectos se vuelve cada vez más indispensable en el entorno empresarial, así como la capacidad y habilidad de poder gestionar tareas y equipos.
¿Qué es la economía de proyectos – The Project Economy?
El concepto economía de proyectos se está consolidando en nuestras vidas. Este nuevo paradigma permite a los project managers explotar sus cualidades y habilidades para convertir sus ideas en planes reales, independientemente del tipo de proyecto que se tenga que elaborar. Tiene como finalidad llevar a cabo cualquier trabajo con éxito.
Entonces, la economía de proyectos no será otra que el proceso en el que las organizaciones entregan contenidos de valor a las partes interesadas (un proyecto exitoso) generando interés financiero y social. Este concepto fortalece a las organizaciones, a las personas y a la sociedad. La economía de proyectos nos permite optimizar los últimos avances tecnológicos, respondiendo al cambio y generando contenidos de valor.
Una manera de gestionar la calidad de los proyectos y ofrecer lo mejor del project manager, teniendo en cuenta sus capacidades en gestión y tecnología.
¿Por qué la Dirección de Proyectos?
La dirección de proyectos ha abierto muchas puertas desde que comenzó a emplearse en el ámbito empresarial. Con su llegada, los project managers mejoran los recursos y acciones que han de llevarse a cabo en un proyecto.
Se podría decir que el Project management cuenta con tres bases que configuran su razón de ser. El triángulo de hierro: alcance, tiempo y presupuesto. Con estas tres ideas el gestor de proyectos deberá ser capaz de desarrollar una serie de operaciones que permitan determinar y lograr el alcance del plan, el tiempo necesario para conseguirlo y el presupuesto a definir. El PMI lo clasifica como el triángulo del talento, en el cual las empresas buscaran directores que se adapten a los cambios fácilmente, ajustando las habilidades digitales al plan de proyecto para conseguir el éxito empresarial.
Entonces, ¿para qué sirve la dirección de proyectos? Los fundamentos del project management ayudarán a las organizaciones a conseguir un proceso de actuación más predecible y seguro. Además, la resolución de problemas se vuelve más sencilla con la planificación y estructura del plan. Un buen director de proyectos está preparado para reconocer aquellos proyectos con mayor peso en los objetivos estratégicos y llevarlos a cabo. De esta manera las tres bases (alcance, tiempo y presupuesto) del project management se cumplen, y se consigue una organización más eficiente, unida y fuerte.
Si clasificáramos los beneficios del proyect management veríamos que:
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Mantiene una estructura sólida a lo largo del proyecto
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Los objetivos se reconocen fácilmente
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La planificación mejora el desarrollo de los objetivos
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Los riesgos se reducen
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Existe un control sobre las tareas
Además de beneficios, también encontramos roles dentro de la dirección de proyectos. El project manager no se encuentra solo en el proceso, existe un equipo de respaldo con el que colabora para el éxito del proyecto.
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Director de proyecto: Aquel que dirige y se encarga de asignar tareas en el proyecto.
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Equipo de proyecto: Lo forman todos los miembros del equipo que se encargarán de llevar a cabo las tareas necesarias. Estos han de conocer los objetivos del proyecto y las tareas específicas que deben realizar.
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Resource manager: Se encargan de asignar las personas adecuadas al proyecto. También evaluarán las necesidades de los integrantes ya su función principal es gestionar los recursos humanos del proyecto.
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Sponsors / patrocinadores: Podemos decir que es el responsable del proyecto. Aquel que inicia el proyecto y aporta los recursos económicos necesarios para llevarlo a cabo. Éste, buscará que el proyecto tenga éxito y se cumpla en los plazos establecidos.
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Cliente: Si se trata de un proyecto externo, el cliente será aquel que establece los objetivos del proyecto y el valor que éste tendrá en el tiempo.
El Project Manager
La función principal de un project manager es planificar, ejecutar y controlar el proyecto de cualquier objetivo empresarial. Los perfiles más buscados para el puesto de director de proyecto son, principalmente, los mandos directivos de una organización. Éstos, son los encargados de la toma de decisiones que afectará directamente al negocio. Hay que mencionar también que un buen jefe de proyecto necesitará tres cualidades o aptitudes imprescindibles a la hora de convertirse en uno. La comunicación, la gestión y la técnica.
La comunicación es esencial en una organización. El director es el encargado de indicar las órdenes a todos los trabajadores y equipos. Por eso, es imprescindible que medie entre estos grupos y sea capaz de transmitir de forma clara los mensajes en momentos necesarios. Además, el project manager debe tener una alta capacidad de gestión. Puesto que es el encargado de proyecto, tendrá que dirigir todas las acciones para que la actividad del proyecto sea lo más eficaz posible. El perfil técnico también es un requisito importante a la hora de especializarse en project management. El director deberá conocer a fondo todas las aplicaciones y herramientas que faciliten el trabajo a lo largo del proyecto.
Pero ¿a qué se dedica un Project manager? Sus funciones más esenciales giran en torno a la planificación, gestión y control de proyectos.
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Establecer objetivos y acciones. El primer paso será identificar qué se necesita mejorar o lograr en los propósitos empresariales.
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Elaborar el plan de proyecto. Establecer una hoja de ruta que marque las metas y los tiempos de duración del proyecto. De esta manera, tanto el project manager como el equipo tendrá idea de quien hace qué, cómo y cuándo.
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Planificación de tareas y equipos. Las tareas son imprescindibles en la hoja de ruta de un project manager. Dirigir a los equipos y transmitirles sus ocupaciones de manera clara reducirá las inseguridades del entorno empresarial.
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Gestión de riesgos. En un proyecto siempre van a surgir inconvenientes que el project manager deberá ser capaz de solucionar. Tener la capacidad para identificarlo y mantener al equipo en la hoja de ruta será una de las tareas principales.
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Control de calidad. Comprobar que las acciones y tareas se estén cumpliendo en el tiempo marcado. Hacer balance una vez finalizado el proyecto para controlar y asegurar que todo ha funcionado. De esta manera se pueden prever errores en el futuro.
Metodologías para el Project Management
Las metodologías relacionadas con el Project Management han evolucionado mucho a lo largo del tiempo. Con la digitalización, muchas son ahora las herramientas disponibles para agilizar los procesos y acciones en proyectos empresariales.
A la hora de escoger la metodología que se empleará en un proyecto, los directores han de fijarse en las capacidades de cada una para sacar el mayor rendimiento posible al plan. Cabe destacar tres ramas principales dentro de la dirección de proyectos.
WATERFALL
La metodología en cascada, tal y como su nombre indica, se centra en dividir las tareas o acciones necesarias y ejecutarlas consecutivamente. Con este método, las tareas están organizadas de tal manera que una vez finalizada una, comienza la siguiente.
Este tipo de metodología se utiliza en proyectos que tengan objetivos claros y no dependan de cambios inesperados a lo largo del plan. Además, este planteamiento permite comparar entre proyectos que sean similares y ayuda en su ejecución.
La metodología waterfall tiene su base en la dependencia de las actividades del proyecto. Es decir, no se podrá avanzar si las acciones anteriores no se han desarrollado.
AGILE
Las metodologías Agile son aquellas que estimulan los procesos de una organización. Éstas permiten evolucionar y avanzar de manera más sencilla y eficaz que con otras metodologías tradicionales.
El manifiesto Agile, publicado en 2001, concuerda en un nuevo modelo de gestión con cuatro pilares.
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Sujetos e interacciones frente herramientas y procesos
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Software actuando frente a documentación extensiva
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Cooperación con el cliente sobre negociación contractual
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Respuesta ante un cambio frente a seguir el plan
Todo esto cobra sentido cuando se habla de project management ya que, el objetivo de esta metodología se basa en la ejecución de cambios a lo largo del proyecto, sin que éstos repercutan al presupuesto ni al tiempo de desarrollo. Esto quiere decir que los riesgos de un proyecto se verán reducidos de manera considerable.
HYBRID
El planteamiento de esta metodología se combina con las dos prácticas anteriores. El método híbrido cuenta con las ventajas del sistema Agile en sprints de menor duración y las técnicas de la metodología más tradicional.
De esta manera, conseguimos un proyecto flexible y adaptable que se organiza y complementa con los roles de la gestión de proyectos. Con la metodología híbrida dividimos el proyecto en fases que se deben ir superando y adaptando para sacar adelante el plan.
Con la planificación de la metodología tradicional y la flexibilidad del planteamiento Agile, descubrimos una nueva metodología híbrida que se adapta a la gestión de proyectos más actual y necesaria.
Herramientas para la Gestión de proyectos
Para conseguir que un proyecto sea efectivo, los project managers cuentan con herramientas que los acompañan a lo largo del proyecto. Estas herramientas ayudan a organizar las tareas y comprobar el progreso de cualquier plan.
Como toda herramienta, las dedicadas a la gestión de proyectos tienen funciones específicas que apoyan y soportan el trabajo a realizar. Estas funciones son:
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Planificación. Esta función está muy presente en toda la hoja de ruta del project management. La planificación les permite controlar las tareas, el tiempo y la efectividad del proyecto. Poder crear listas de tareas de manera sencilla para todos los miembros del equipo y compartirlas con los usuarios facilitará mucho el trabajo al director de proyecto.
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Cooperación. Dentro de un proyecto, trabaja un equipo heterogéneo que ha de colaborar conjuntamente. Por eso, las herramientas que permiten cooperar y comunicarse entre los colaboradores siempre serán efectivas en el project management.
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Informe/ documentación. Poder visualizar, editar y controlar los archivos de un proyecto desde una sola herramienta simplifica la carga de trabajo y la posibilidad de perder documentos o archivos.
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Seguimiento o evaluación. Generar informes con resultados que sirvan para futuros proyectos. Una de las características más importantes de las herramientas de gestión de proyectos, puesto que ayuda a evaluar posibles incidencias que protejan a proyectos futuros.
Existen muchas herramientas de software para la gestión de proyectos. Un project manager necesita conocer dichas herramientas para apoyarse en éstas a lo largo del proyecto. Además, estas herramientas facilitarán la organización de las tareas y la comunicación entre equipos.
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Freedcamp
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Openproject
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Ganttproject
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Projectlibre
Certificados y acreditaciones
En el mundo del Project Management existen acreditaciones y certificados que confirman las capacidades y estudios en este ámbito. Si te has formado en la dirección de proyectos y quieres seguir desarrollándote en la dirección de proyectos, cuentas con varios títulos que ampliarán la experiencia y conocimiento sobre la gestión de proyectos.
Dentro de las diferentes certificaciones o acreditaciones que tenemos a nuestro alcance, el PMI (Project Management Institute) cuenta con las más reconocidas a nivel internacional. Aunque el PMI ofrezca más titulaciones, éstas son las más relacionadas con la dirección de proyectos y metodologías agile:
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PMP, Project Manager Professional by PMI
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CAPM, Certified Associate Project Management
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PgMP, Profesional en dirección de programas
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PMI-ACP, Certificado en enfoques ágiles
Internacionalmente existen más títulos que certifican las capacidades de un buen project manager.
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Certified Project Director – CPD by GAQM
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BVOP Certified Project Manager
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IPMA, International Project Management Association
El Project Management es una disciplina que no deja de cambiar y que hay que adaptar continuamente para poder desarrollar proyectos de éxito.
Libros
Si queremos enriquecer nuestro conocimiento entorno al project management, existen libros en gestión de proyectos que apuntan a ser una herramienta eficaz a la hora de profundizar en conceptos. Aquí os dejamos un listado con los mejores libros sobre project management.
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PMBOK Guide – Seventh Edition Project Management Institute
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PMP Exam Prep – Tenth Edition Rita Mulcahy
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Project Management handbook Harvard Business review
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Choose your WOW - Project management Institute
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Transforming beyond the crisis - Brightline Project Management Institue
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