¿Ha superado el polígono al triángulo de hierro del PMI?

Tener los objetivos alineados con la estrategia es fundamental a la hora de liderar un proyecto; el project manager establece una hoja de ruta clara que marca los pasos a seguir durante el plan.  

Gracias a las técnicas y herramientas que mantienen el proyecto dentro de la hoja de ruta, los managers pueden descomponer el proyecto en pequeñas tareas. Al hacerlo, se estima el tiempo y esfuerzo que necesarios, la totalidad del trabajo y aquellos puntos en los que puedan producirse riesgos o cuellos de botella. 

¿Cómo empezamos a elaborar las bases de un proyecto? ¿Qué necesita el project manager para establecer una hoja de ruta? ¡En este post te adelantamos las respuestas! 

Líneas base de un proyecto 

¿Qué son las líneas base de un proyecto?   

La línea de base de un proyecto es el conjunto de resultados que deben cumplirse para que el proyecto se considere exitoso. Suele incluir el cumplimiento de determinados hitos, presupuesto y normas de calidad. 

También pueden ser útiles para seguir los cambios a lo largo del tiempo. Una línea de base permite a todos los participantes en un proyecto entender claramente lo que hay que lograr y proporciona un punto de referencia para medir los progresos. Sin una línea de base, sería difícil determinar si un proyecto va por buen camino o no. 

Para tener una buena base es imprescindible: 

• Tener una definición clara y precisa del problema a resolver (si no se sabe para qué sirve el proyecto, será difícil que llegue al éxito) 

• Tener un estudio exhaustivo de todas las soluciones existentes (no se trata de reinventar la rueda, pero sí de conocer lo que se ha hecho antes) 

• Conocer a fondo todas las necesidades que hay que cubrir 

Hay varias maneras de establecer líneas de base. El método más común es tomar una instantánea de los datos en un momento específico. Esto nos permite hacer un balance de los puntos más débiles de un proyecto antes de empezar a realizar cambios. Otro método consiste en hacer un seguimiento de los avances con respecto a indicadores concretos.  

Ambos métodos tienen ventajas e inconvenientes. Las instantáneas proporcionan una visión estática de los datos, mientras que el seguimiento de los avances respecto a las tareas proporciona una visión más dinámica. Las instantáneas pueden tomarse en cualquier momento, mientras que el seguimiento de los indicadores requiere establecerlos de antemano. 

El Triángulo de hierro – PMI  

El triángulo de hierro es la base principal del PMI (Project Management Institute). Engloba los elementos más necesarios en la gestión de proyectos: Alcance, Tiempo y Presupuesto. La gestión de proyectos consiste en controlar estos tres factores para que el proyecto tenga éxito.  

Al triángulo de hierro también se conoce como la triple restricción. 

Las tres esquinas del triángulo representan los principales elementos que los gestores de proyectos deben equilibrar. Si uno de estos elementos se desequilibra, puede tener un efecto negativo en todo el proyecto. Por ejemplo, si se produce un desvío en el alcance de un proyecto y se añaden más funciones, es probable que afecte tanto al presupuesto como al calendario de éste.  

Alcance 

El alcance de un proyecto define los pasos que nos llevarán al éxito. Esto se traduce en tareas, resultados e hitos que deben cumplirse para alcanzar los objetivos establecidos en la hoja de ruta del proyecto.  

Los project managers crean una estructura de desglose del trabajo (EDT) que entiende los resultados y los divide en partes más pequeñas y manejables. 

Tanto el director de proyecto como el equipo utilizan el alcance como guía a lo largo del plan. Al comprender lo que hay que entregar, cuándo hay que entregarlo y cómo se entregará, todo el mundo se mantiene centrado en lograr los objetivos. 

Tiempo 

El tiempo equivale a la duración del proyecto. Se determina tanto la duración de las tareas como la secuencia en la que deben completarse. El tiempo en la gestión de proyectos se divide en tres categorías: pasado, presente y futuro.  

El pasado representa la historia del proyecto, que se utiliza para aprender de los errores y éxitos anteriores. El presente equivale al estado actual del proyecto, incluidos los riesgos o problemas que deben abordarse. El futuro está representado por la meta u objetivos del proyecto, para que se considere exitoso. 

Los gestores de proyectos deben equilibrar constantemente estos tres marcos temporales para gestionar eficazmente el tiempo del proyecto.  

Coste  

El presupuesto es la cantidad de dinero que se puede gastar en el proyecto. Incluye el coste de los materiales y la mano de obra, así como los gastos generales asociados al proyecto. 

El coste puede ser directo o indirecto, y puede incluir tanto elementos tangibles como intangibles. Al considerar el coste de un proyecto, los gestores deben tener en cuenta todos los aspectos del mismo, como su alcance, el calendario y los riesgos.  

Los gestores de proyectos deben hacer un seguimiento minucioso de todos los costes asociados a sus proyectos para mantenerse dentro del presupuesto. 

El polígono de proyectos 

La gestión de proyectos ha evolucionado con los años. Desde la implementación de metodologías ágiles, scrum, waterfall... y técnicas nuevas que ofrecen soporte a los managers; hasta el desarrollo de nuevas herramientas que ayudan a establecer criterios y objetivos en la gestión de cualquier proyecto.  

En un nuevo marco para la gestión de proyectos, el triángulo de hierro evoluciona, hasta convertirse en polígono. Pero... ¿Qué significa el polígono en la gestión de proyectos?  

El polígono sirve como guía para la organización y gestión de un proyecto. Las líneas base de la figura son los elementos principales a tener en cuenta: alcance, presupuesto, tiempo, personas... engloba todas las partes interesadas de un proyecto, además de las acciones y tareas que habrá que llevar a cabo para que el plan sea un éxito.  

Desde esta nueva perspectiva, los project managers son capaces de identificar puntos fuertes y débiles a la hora de dirigir un proyecto.  

Qué es el polígono de proyectos 

A diferencia del triángulo de hierro, el polígono se transforma a medida que el proyecto avanza. Por ello, las líneas base del plan repercutirán en el desarrollo de éste. Es decir, si el alcance, el presupuesto o alguno de los elementos principales del proyecto cambian, el resto de las líneas se moverán con él, indicando cómo habrá que funcionar/trabajar para conseguir el éxito del proyecto.  

¿Por qué son importantes los polígonos en un proyecto? 

Los polígonos son esenciales para los proyectos porque actúan como directrices de lo que hay que realizar. Al tener una idea clara de lo que implica cada área individual, los gestores pueden identificar más fácilmente los posibles problemas y abordarlos antes de que causen demasiado daño.  

Además, si alguna parte del proyecto se desviara del polígono, esté lo reflejaría en sus líneas base, facilitando la toma de decisiones en el equipo.  

Triángulo vs polígono - PMI  

¿Cómo entienden los project managers el triángulo y el polígono?  

Las diferencias entre estos dos conceptos no son tan grandes. Ambos nos indican los pasos a seguir dentro de un proyecto, además de los puntos débiles y fuertes en los que tendremos que centrarnos para el éxito de éste. 

El polígono por otro lado permite ver una evolución en tiempo real del proyecto, pudiendo actuar con mayor agilidad frente a riesgos futuros.  

Además, el polígono incluye todas las áreas de conocimiento que formarán parte del proyecto, proporcionando una visión mayor de las tareas a realizar. La comunicación también se agiliza desde esta nueva perspectiva, y los equipos contrastan toda la información para que no surjan riesgos a lo largo del proyecto.  

El triángulo de hierro nos permite analizar una primera perspectiva de lo que será el desarrollo del proyecto, mientras que el polígono sirve como soporte y validación en la hoja de ruta del plan.  

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